Facturar Anticipos de Clientes

Antecedentes

En el mercado mexicano es muy común encontrarnos con el escenario donde para la venta de artículos de inventario principalmente los serializados o de lote,  el cliente nos da un anticipo para poder aprobar y completar una orden de venta de contado.  Pero cuando se genera este anticipo por parte del cliente nos solicita facturar y timbrar ese monto, y dado que no se cuenta con el número de serie/lote no es posible emitir la factura final.

Detalle_anticipo

¿Como facturar anticipos de clientes?

Generalmente para el manejo de este escenario podemos generar una factura de cliente desde la orden de venta donde podamos definir el anticipo en porcentaje (%) o monto ($) que se va a facturar bajo el concepto de anticipo, pero cuando registramos el pago de la factura de anticipo, por ende el saldo del cliente no refleja el anticipo como tal ya que quedaría saldada la factura de anticipo. Por tal motivo para considerar el anticipo es importante tener un registro del monto que el cliente tiene a favor y que cuando finalmente se realice la factura de mercancía poder descontar el monto por concepto de anticipo.   

De esta manera podremos tener registro del saldo de los anticipos de cada cliente.

factura_anticipo

¿Cómo podemos ayudar?

 Netsuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Resultados repetidos en búsquedas de Diarios

Antecedentes

Las búsquedas guardadas es una de las funcionalidades mas usadas de NetSuite, sin embargo, existen algunas consideraciones, una de ellas, es que al realizar búsquedas de Diarios NetSuite repite el resultado tantas veces como cuentas se afecten en la transacción y aunque existe el filtro Linea principal dicho filtro no funciona con los diarios.

¿Cómo obtener un solo resultado?

Añadir un filtro Fórmula (numérica): ID de línea es 0

Antes
Captura de pantalla de 2015-02-20 16:08:35

Después
Captura de pantalla de 2015-02-20 16:09:40

¿Cómo podemos ayudar?

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Compartir calendario con Google Calendar

Antecedentes

NetSuite permite a los empleados registrar sus actividades diarias con el fin de que se le pueda dar seguimiento a su desempeño en la empresa. Esto también permite que el usuario recuerde fácilmente las tareas que debe realizar y los eventos a los que tiene que asistir en el futuro. Es muy común que en algunas empresas se utilicen programas o aplicaciones como agendas, por lo que no está de más poder sincronizar o compartir el calendario de NetSuite y tener todo en un mismo lugar. La manera más sencilla de hacerlo es sincronizando el calendario con Google Calendar.

¿Como compartir mi calendario de NetSuite con Google Calendar?

Sabemos que existe un módulo para sincronizar NetSuite con Outlook, pero hay quienes prefieren utilizar otras herramientas y tal vez se preguntarán ¿Se puede sincronizar el calendario con otra aplicación?. La respuesta es sí, es posible sincronizar nuestro calendario con otra herramienta muy popular: Google Calendar. NetSuite permite compartir el calendario de una manera muy sencilla. Lo que se tiene que hacer es, dentro del panel de control de Actividades, acceder a Preferencias del calendario y en la pestaña preferencias, marcar el calendario que se desea compartir, público o privado. Al seleccionar el calendario se generará una dirección URL que deberán copiar y pegar en el campo Añadir calendario de Google Calendar.

Preferencias de calendario

Preferencias de calendario

Compartir calendario

Seleccionar calendario a compartir

Añadir a Google Calendar

Añadir a Google Calendar

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Prefijos en la búsqueda global de NetSuite

Antecedentes

Constantemente tenemos que hacer búsquedas de información que fue almacenada en el sistema anteriormente. En Netsuite es común buscar diferentes tipos de transacciones como lo son Ordenes de Venta, Facturas, Pagos, Notas de Crédito, etc, utilizando el número o id como referencia. Sin embargo, en ocasiones nos encontramos con que necesitamos encontrar la Factura 120, pero también existe la Estimación 120 y el Pago 120, e incluso tenemos otros registros con numeración similar. ¿Cómo podemos optimizar esa búsqueda para llegar al resultado específico rápidamente?

¿Como buscar una transacción específica?

Día a día se registran transacciones, se dan de alta proveedores, clientes y la base de datos va creciendo sin darnos cuenta. En algún momento es necesarios realizar una búsqueda de alguno de esos registros, lo cual se vuelve algo tedioso debido a que se obtienen muchos resultados similares y para poder encontrar el que se requiere se tiene que escribir “Orden de Venta 150”, por ejemplo.

Para optimizar la búsqueda se puede hacer uso de prefijos que indican el tipo de registro o transacción que desea encontrar. Por ejemplo, estamos buscando la Factura 42, pero al poner “42” en la búsqueda aparecen también la Orden de Venta 42, Pago 42, Diario 42, Orden de Compra 42, Proveedor 42, etc. Para evitar escribir “Factura 42” completo y encontrar el registro más rápido, podemos poner “Fac: 42” y la búsqueda solo arrojará el resultado específico.

Prefijo-en-búsqueda

¿Cómo podemos ayudar?

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Limitar acceso a campos personalizados

Antecedentes

Es común que en NetSuite se requiera limitar el acceso a ciertos campos, generalmente se opta por crear un formulario, sin embargo puede llegar un momento en el que acabamos con una gran cantidad de formularios que a larga harán dif’icil el continuo mantenimiento y/o personalización.

Esto nos sucedió con un cliente, que en el mismo departamento tenia al menos 3 niveles jerárquicos (a mayor nivel, mayor la información disponible), entonces partieron de 3 formularios, luego conforme las necesidades fueron cambiando, se añadieron más campos, más limitantes y por ende más formularios.

¿Cómo limitar los campos personalizados?

En la pestaña “Acceso” en la creación/edición de campos personalizados podemos definir que rol, departamento, y subsidiaria pueden acceder (así como el tipo de acceso: ninguno, ver o editar)  al campo, de esta forma se puede añadir campos y definir su acceso sin necesidad de crear múltiples formularios para el mismo registro.

Ejemplo practico: el gerente de compras puede editar el contrato de un proveedor y un asesor de compras solamente puede verlo (se asume que el contrato es un archivo).

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Proteger transacciones

Antecedentes

Es común que en NetSuite se requiera proteger las transacciones de cambios no deseados, de manera nativa NetSuite solo permite dicho acción al cerrar el periodo contable, sin embargo hay ocasiones en las que no es posible cerrar el periodo, por ejemplo cuando una factura o nota de crédito fue timbrada, no es operativamente correcto cerrar todo el periodo contable sólo por este tipo de transacciones (recordemos que el periodo contable bloquea absolutamente todas las transacciones).

¿Cómo proteger las transacciones?

Los WorkFlows tienen una acción llamada Bloquear registro la cual nos permite (como su nombre lo indica) bloquear registros (desde nativos hasta personalizados), rechazando cualquier intento de modificación al registro.

Antes
Captura de pantalla de 2015-02-20 15:11:55

Después
Captura de pantalla de 2015-02-20 15:16:35

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Balanza a cuatro columnas en Netsuite.

Antecedentes

El manejo de la contabilidad en México, tiene algunas diferencias respecto al manejo en Estados Unidos. Netsuite fue contemplado para ser un sistema global, sin embargo, existen particularidades en nuestra contabilidad que difieren de lo ofrecido por Netsuite. 

La balanza de comprobación que de manera nativa Netsuite ofrece presentando los cargos y abonos del periodo, pero omite agregar el saldo final o inicial. Es sencillo agregar estas dos columnas, pero en Netsuite, el saldo final es en realidad el saldo actual, por lo que puede presentar algunas inconsistencias cuando los contadores traten de cuadrar la suma de saldo inicial más cargos menos abonos y el resultado sea diferente. Ademas el campo actual representa el saldo actual de la cuenta, independiemente del periodo. Supongamos que necesitamos la balanza al 30 de octubre de 2013, el campo saldo actual nos va a mosotrar el saldo como este en ese momento. . Es mejor idea utilizar los campos Saldo Grueso (Gross Amount) que representa las cifras correctamente.

Balanza Netsuite

Balanza de comprobación estandar de Netsuite

¿Como obtener la balanza a cuatro columnas?

Una de la más comunes es la balanza de comprobación, que de manera nativa Netsuite ofrece presentando los cargos y abonos del periodo, pero omite agregar el saldo final o inicial. Es sencillo agregar estas dos columnas, pero en Netsuite, el saldo final es en realidad el saldo actual, por lo que puede presentar algunas inconsistencias cuando los contadores traten de cuadrar la suma de saldo inicial más cargos menos abonos y el resultado sea diferente al que presenta el reporte. 

El error se produce cuando al agregar la columna de saldo actual, no es posible hacer  referencia a la fecha que debe de tomar la columna. El saldo actual, no toma como referencia la fecha del reporte, es como tal el saldo de la cuenta en este momento.

Agregando columnas con fechas relativas al reporte.

Para crear la balanza con la columna de saldo inicial y de saldo final, tenemos que agregar cuatro columnas. Una que sea el saldo inicial, cargos del periodo, abonos del periodo y saldo final. Esas columnas tendrán que ser agregadas identificando para cada columna las preferencias de fechas y de periodo de cada campo.

Ajuste de Balanza

Ajuste de parametros Balanza Netsuite

 

Con la selección correcta de campos y fechas relativas, la balanza de comprobación a 4 columnas se puede obtener sin problemas.

Es una buena idea agregar sumas a las cuatro columnas del reporte, por que nos dará el total de cargos  y abonos. Si el reporte está bien construido, entonces la suma de ambos deben de ser iguales.

Si agregamos la suma también al saldo inicial y al saldo final, el total debe de ser cero.

El resultado final, será un reporte correctamente construido de Balanza de comprobación a cuatro columnas como el que se muestra a continuación.

Balanza Netsuite 4 columnas

 

Tip Adicional: La Balanza Contable a 4 columnas de NetSuite funciona adecudamente, salvo para la balanza del mes de enero, en dónde por la forma en que la herramienta está construida requiere de realizar procesos adicionales. Se debe de crear un reporte de balanza mensual y un reporte de balanza anual.

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Busqueda Netsuite de todo el texto usando % (wildcard)

Antecedentes

La busqueda de información en Netsuite inicia con las primeras palabras del texto. Por ejemplo, si colocamos una orden de venta y buscamos “Television LED portatil de 14”) la va a encontrar, si es que la búsqueda inicia con “Television”. Si busco Television la va a encontrar. Pero ¿qué pasa si quiero ver todo lo que sea LED? Al buscar LED únicamente nos va a mostrar los resultados de productos que inicien con LED.

¿Como buscar en todo el texto?

Durante un proyecto, nuestro cliente tenía más de 35,000 artículos y muchos de ellos eran lavabos residenciales. Todos los productos iniciaban con algo como “Lavabo residencial de sobreponer color Beige de .90 mts”. Cuando querían buscar únicamente los lavabos en color beige, estos no aparecían en la búsqueda, por que ésta inicia con la primer palabra del texto. Claro,  la alternativa es utilizar tipos de artículos o familias y por ahi iniciar la busqueda, pero en este caso la familia de Lavabos tenía 3,500 artículos y no es atractivo crear clases únicamente por colores.

Para evitar esto, al inicio de la búsqueda se puede incluir el simbolo de %, con lo entonces buscará en todo el texto. A continuación un ejemplo. En este caso, estamos buscando todos los artículos que tengan la palabra “1080” por que el cliente está solicitando dispositivos con esa resolución.

Busqueda Netsuite con % incrementa las posibilidades de encontrar.

TIP Adicional: Este mismo mecanismo funciona también para las búsquedas globales de Netsuite.

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Contabilidad electrónica en Netsuite y el Anexo 24 del SAT.

Antecedentes

El pasado mes de diciembre de 2014 el Servicio de Administración Tributaria (SAT) dio a conocer el Anexo 24 en dónde se establecen las obligaciones, documentación, y características de la información que tendrá que entregarse a la autoridad con motivo de la contabilidad electrónica.

Para los usuarios de Netsuite en México, y en general para todos los contribuyentes obligados, significa generar información adicional que por ley tendrá que ser entregada a la autoridad.

¿Qué tenemos de enviar desde Netsuite y como lo obtenemos?

El anexo 24 especifica que se debe de enviar la siguiente información:

– Catalogo contable: Debe de estar clasificado de acuerdo a los datos y agrupadores establecidos en el anexo 24. Se debe de enviar la version 1 y versiones adicionales cada que tengamos cambios en el catalogo de cuentas.

– Balanzas de comprobación. Se deben de enviar de manera mensual a partir del mes de enero de 2015. Las balanzas deben de estar estructuradas de acuerdo con lo establecido en el anexo.

– Pólizas contables y auxiliares. Esta información unicamente se debe de enviar cuando exista un requerimiento expreso de la autoridad o bien cuando el contribuyente requiera una devolución de impuestos.

La información que requiere el SAT por concepto de la contabilidad electrónica, requiere que los registros en Netsuite tengan ciertas características y al mismo tiempo que se generen los archivos en formato XML

Obteniendo la información desde Netsuite.

La información a enviar requiere que por ejemplo el catalogo contable se agrupe de acuerdo a los lineamientos del SAT, así como el que los pagos anexen los comprobantes digitales, así como información relativa a cada pago, con que banco fue, cuenta origen, etc. Estos datos se tendrán que capturar en cada transacción.

Netsuite anunció que en su versión 2015.1 este requerimiento estará cubierto:

“…Mexico Electronic Accounting File Important: This feature is targeted to be available in the first quarter of 2015. Starting January 2015, taxpayers in Mexico are required to submit electronic accounting records that contain the following: • Chart of Accounts• Trial Balance • Journal Entries Using the Tax Audit Files SuiteApp, you can generate the Mexico Electronic Accounting File records in the format prescribed by the Mexican tax authority…”

Sin embargo, la nota no menciona los auxiliares de cuenta que son ahora requeridos, y establece como fecha de liberación el primer trimestre del año, mientras que la obligación inició su vigencia el 1 de enero de 2015 (si bien es cierto que la primer entrega de info es en marzo, el actualizar las transacciones con los nuevos requerimientos implica tener el sistema listo desde el 1 de enero.

En IMR hemos generado ya la adecuación para contar con los registros y reportes de acuerdo a lo que requiere el SAT. El generarlo nos ha permitido probar adecuadamente, validar con el esquema XML y contar con una solución cuando es requerido. Aquí un ejemplo del registro del catalogo contable.

Ejemplo de catalogo contable de acuerdo a la contabilidad electrónica

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