NetSuite: Omnichannel.

ANTECEDENTES

La industria y el comercio en general están cambiando dramáticamente. El cambio lo está empujando la tecnología y los nuevos hábitos del consumidor. Los consumidores ahora, con el acceso instantáneo a redes sociales, a poder compartir cualquier información en cualquier momento, están convirtiendo al proceso de producir, entregar y vender mercancías, en algo más complejo. Un ejemplo de ello es el dato que en 2014, cerca de 300 millones de dólares fueron adquiridos durante el Black Friday en Estados Unidos, mediante el uso de dispositivos móviles.

OMNICHANNEL EN NETSUITE.

La experiencia y expectativa de los clientes ahora es diferente. El concepto de Omnichannel se refiere a que los clientes esperan que su experiencia de compra sea muticanal. Pueden comprar en una tienda física, en un portal, mediante un call center, o mediante su acceso mobil. Al mismo tiempo, la orden, pagos, cambios a la orden, entrega,, puede variar en cualquier momento. Por ejemplo, poder colocar una orden de venta desde un teléfono, programar la entrega en la tienda física, llegar ahí y elegir que mejor sea enviada directamente, y en el camino desde el teléfono celular elegir agregar más artículos a la orden.

NetSuite, esta diseñado justamente para soportar este tipo de escenarios.

Como NetSuite puede ayudar a la experiencia de Multicanal

Omnichannel.

Adicional, NetSuite cuenta con la flexibilidad y adaptabilidad necesaria que ayuda a ajustar y adecuar la herramienta a los requerimientos actuales y a cambios futuros y constantes.

Para cubrir esto, NetSuite proporciona las herramientas para lograr una plataforma verdaderamente Omnichannel.

Omnichannel

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Compras con contrato en Netsuite.

ANTECEDENTES

Existen escenarios en dónde un proveedor puede ofrecer un precio preferente en una negociación de compra, si se alcanzan cierta cantidad o volumen de compra, entonces los precios de compra pueden ser menores y ese ajuste se debería de reflejar.

Anteriormente con Netsuite no era posible realizar esas transacciones y todo se restringía a un precio fijo y a administrar manualmente esos valores.

Ahora con la funcionalidad de contratos de compra de Netsuite, eso es mucho más sencillo de administrar.

CONTRATOS DE COMPRA CON NETSUITE.

La opción está disponible si se adquirió el módulo avanzado adicional. Se encuentra en Transacciones, compras, introducir contratos de compra.

Ya en la transacción, es posible establecer el contrato de compra con las fechas en que estará vigente. Es interesante que la fecha de expiración (para que los precios sean efectivos) puede ser la fecha de creación de la orden de compra o la fecha estimada de entrega. También resulta muy útil que tengamos acceso a un resumen del contrato en la parte derecha, así podremos monitorear como va el desarrollo del contrato

Contrato de compra con Netsuite

Contratos de compra con Netsuite

A nivel de cada línea, podemos establecer que artículos estarán administrador por el contrato. Lo interesante es que los precios se pueden fijar a nivel cada artículo y establecer si queremos acumular por línea, por orden de compra o por el total de ordenes de compra.

Linea de contrato de compra Netsuite

Linea de contrato de compra con Netsuite.

Compras por contrato y precios diferenciados

Precios diferenciados para compra en Netsuite con compras por contrato.

ASIGNACION DE CONTRATO A UNA ORDEN DE COMPRA.

Una vez que el contrato fue creado, estará disponible en el campo de cabecera al momento de crear una orden de compra. Así podremos relacionar un contrato con una orden de compra. También podremos asignar contratos diferentes a nivel de línea.

Netsuite Contrato de compras

Orden de compra con contrato de compra asignado en Netsuite.

 

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

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Ordenes de compra abiertas con Netsuite.

ANTECEDENTES

En algunos escenarios de negocio, existen requerimientos que tienen que ver con la forma en la que se administran las ordenes de compra. Podemos tener un proveedor con el que acordamos realizar una compra global por todos los suministros del año (para obtener un precio preferente o economía de escala). Pero no queremos recibir todo el material al mismo tiempo, como lo hace una orden de compra tradicional.

Netsuite cuenta ya con la funcionalidad de Ordenes de compra abiertas o Blanket, que nos pueden ayudar a simplificar ese proceso.

COMO CREAR Y ADMINISTRAR UNA ORDEN DE COMPRA ABIERTA CON NETSUITE.

Para hacer esto, si tenemos la funcionalidad avanzada requerida por Netsuite, podemos encontrarla disponible en

Blanket Order con Netsuite.

Acceso a administración de ordenes de compra abiertas.

La opción nos permite crear una orden de compra, pero con la diferenciación que podemos hacer un calendario de entrega. En cada línea, es posible identificar como es que se desea calendarizar la entrega de ese material.

Blanket Order de Netsuite

Calendario de entrega de artículos en orden de compra abierta de Netsuite.

Como liberar la solicitud de orden de compra.

La entrega de las ordenes de compra puede ocurrir con la opción de crear pedidos para que sea al período de entrega o bien de forma manual. Es importante que este proceso solamente libera el material para que sea generada la orden de compra al proveedor.

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Cambios en el catalogo de cuentas de Netsuite.

ANTECEDENTES

Con la entrada de la legislación relativa a la contabilidad electrónica, el catalogo de cuentas se debe de enviar a la autoridad la primera vez y cada vez que exista un cambio. El catalogo de cuentas debe de ser consistente con la balanza contable que se estará enviando al SAT cada mes. Es decir, las cuentas contables reflejadas en la Balanza, deben de ser parte del catalogo de cuentas.

CONSIDERACIONES Y PROBLEMATICA.

En la mayoría de los casos, el catalogo de cuentas se mueve en pocas ocasiones, normalmente para agregar cuentas. Pero existen casos en que por razones de negocio las cuentas son inactivadas. O bien en el modelo de Netsuite de One World, el catalogo de cuentas puede ser modificado por empleados de diferentes subsidiarias. Por ejemplo, empleados de contabilidad de la subsidiaria de Brasil, agregan cuentas y las ponen disponibles para todas las subsidiarias.

cuentas subsidiarias

Subsidiarias y la opción de Include Childern

Aqui es en dónde existe un riesgo. Puede ser que la cuenta se incluya en las subsidiarias de México, lo que se tendría que informar a la autoridad. O bien puede ser que la cuenta tenga movimientos en la subsidiaria en México, en cuyo caso al momento de enviar la balanza al SAT, nos va a presentar una inconsistencia entre el catálogo utilizado y la balanza presentada.

Como evitar que esto suceda.

Existen algunas prácticas que nos pueden permitir reducir el riesgo de que algo así ocurra. Algunas de las más populares son:

  • Restringir el permiso de crear cuentas al máximo posible.
  • Centralizar la creación de cuentas.
  • Utilizar una búsqueda guardada que genere un reporte cada día o cada semana en dónde nos envíe las cuentas nuevas creadas en el periodo.
  • Crear un pequeño Work Flow que envíe una notificación al Contador General o persona responsable, cada que se cree o edite una cuenta contable.

Este proceso es sencillo de configurar, pero lo más importante es tener cuidado en como se maneja esta información, por quién y cada cuando.

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Crear período contable de ajuste

Antecedentes

En mi anterior post publique sobre cómo crear periodos contables y fiscales para todo el año (en este caso 2016), pero ¿y si olvide marcar la casilla del periodo de ajuste?. No hay problema alguno, simplemente creamos un periodo base (de ajuste) a continuación te decimos cómo.

¿Cómo crear el período contable?

  1. Ir a Configuración > Contabilidad > Administrar periodos contables
  2. Click en el botón “Periodo base”
  3. Introducir los datos solicitados
    1. NOMBRE DEL PERÍODO: a escoger (Libre albedrío).
    2. FECHA DE INICIO: ingresar 31/12/YYYY
    3. FECHA DE FINALIZACIÓN: ingresar 31/12/YYYY
    4. PERMITIR CAMBIOS NO REGISTRADOS EN EL LM: dejar tal cual está (desmarcado).
    5. SUBPERÍODO DE: seleccionar FY YYYY
    6. EL PERÍODO ES AJUSTE: marcar
      • Captura de pantalla de 2016-01-07 16-25-03
  4. Hacer click en “Guardar”.

Nota: YYYY es el formato del año, por ejemplo FY YYYY sería FY 2016

¿Cómo podemos ayudar?

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Año nuevo, periodo contable nuevo

Antecedentes

Una de las muchas actividades que trae el “año nuevo” (empresarialmente hablando) es la creación de los periodos contables y fiscales, una tarea sumamente sencilla pero de vital importancia, ya que sin ella es imposible realizar transacciones en NetSuite, a continuación te decimos cómo.

¿Cómo crear el período contable?

  1. Ir a Configuración > Contabilidad > Administrar periodos contables
  2. Click en el botón “Establecer todo el año”
  3. Dejar los campos tal cual aparecen.
    • Captura de pantalla de 2016-01-07 16-25-03
  4. Marcar la casilla de verificación ” PERÍODO DE AJUSTE DE CIERRE DE AÑO EN UN DÍA”
    • Esta opción es de vital importancia ya que nos sirve para crear el período 13 o período de ajuste, indispensable en la Contabilidad Electrónica.
  5. Hacer click en “Guardar”.

Al final tendremos lo siguiente:

Periodo contable 2016

Periodo contable 2016

¿Cómo crear el período fiscal?

  1. Ir a Configuración > Contabilidad > Administrar periodos fiscales
  2. Click en el botón “Establecer todo el año”
  3. Dejar los campos tal cual aparecen.
    • Captura de pantalla de 2016-01-07 16-24-47
  4. Hacer click en “Guardar”.

Al final tendremos lo siguiente:

Captura de pantalla de 2016-01-07 16-23-49

Periodo fiscal 2016

¿Cómo podemos ayudar?

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Evitar que el tipo de cambio actualice toda la contabilidad en Netsuite.

ANTECEDENTES

Netsuite es una herramienta global que permite el manejo de múltiples monedas. Utiliza una monda base contra la cual podemos registrar un tipo de cambio y que las transacciones en moneda extranjera se reflejen adecuadamente. El tipo de cambio se puede modificar por transacción y esto es realmente útil, pero si no se configura adecuadamente, el tipo de cambio utilizado en una transacción se puede fijar como tipo de cambio para ese día para toda la contabilidad generando severas inconsistencias en la información. En términos contable, realizaría una actualización de transacciones con el tipo de cambio incorrecto.

¿cuando se presenta el mensaje?

El mensaje ocurre al momento de realizar una transacción, por ejemplo la recepción de mercancía, y fijar un tipo de cambio diferente. Esto puede ocurrir por que si bien el tipo de cambio del día fuese 16.00 por dólar, esa recepción en particular se recibió en 15.80. Entonces el usuario podría fijar un tipo de cambio diferente. Al hacerlo, se despliega el siguiente mensaje.

Mensaje de actualización de tipo de cambio.

Mensaje de actualización de tipo de cambio.

Aqui es en dónde existe un riesgo. Si el usuario presiona aceptar, entonces el tipo de cambio de todo el sistema para esa fecha se fijará con el valor ingresado. Y como la opción más atractiva casi siempre es aceptar, entonces es muy probable que lo acepte sin leer el mensaje generando un problema contable.

como evitar que esto suceda.

Para evitar que esto ocurra, necesitamos modificar la configuración de Netsuite. Básicamente tenemos que habilitar la actualización automática del tipo de cambio para toda la compañía y desactivar la función a nivel de moneda. Aqui en dónde se hace eso en el sistema:

Preferencia de moneda en tipo de cambio

Y luego a nivel de la moneda desactivamos dicha actualización:

Actualizacion tipo de cambiomoneda

;Idealmente para automatizar aún más ese proceso, podemos genera una adecuación que actualice el tipo de cambio directamente del diario oficial de la federación, garantizando así que estamos realizando los registros contables correctamente. Ese es un servicio con el que IMR puede ayudar.

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Application Performance Management: Como rastrear el desempeño con Netsuite 2015.2

ANTECEDENTES

Cuando las opciones de configuración de Netsuite son insuficientes para cubrir los requerimientos de negocio, podemos realizar adecuaciones por medio de scripts y flujos de trabajo. Con ellos se pueden hacer una gran variedad de pasos adicionales y adecuaciones a las instalaciones de Netsuite, pero tienen un pequeño problema: normalmente entre más adecuaciones y scripts, el performance se puede ver afectar.

¿cuales se afectan y como?

En ese momento, las preguntas adecuadas son: ¿qué script tenemos? ¿que registros hay afectados? ¿cuales podemos optimizar? ¿cuáles son los más lentos?. En el pasado, tener estas respuestas no era sencillo. Si bien existía un monitor de aplicaciones, solo era básico y sobre ciertas aplicaciones concretas.

Application performance management con netsuite 2015.2

En la versión 2015.2 de Netsuite se ha liberado el bundle de Application Performance Monitor. Esto fue anunciado durante el evento de Suite World, 2015. Esta interesante herramienta nos permite monitorear en tiempo real el desempeño de prácticamente cualquier transacción, tiempos, medias, tiempos de carga, etc.

Aqui un ejemplo:

 

NEtsuite 2015.2 Application Performance.

NEtsuite 2015.2 Application Performance.

Mediante este monitor, podemos tener una mayor visualización e información respecto a que ajustar y como están siendo afectada la operación por las adecuaciones.

En el ejemplo anterior, podemos ver que tenemos un pico en los tiempos de respuesta de una transacción dada.

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Segmentos Personalizados con Netsuite 2015.2

ANTECEDENTES

Cuando una empresa requiere organizar la información de ventas, contabilidad, gastos, etc o de hecho cualquier transacción, Netsuite ofrece la alternativa de crear clases, ubicaciones y departamentos. Por ejemplo, si tenemos un gasto de mantenimiento de vehículo por $1,000.00, podemos asignarlo al departamento X y a la ubicación Y.

¿Y si no es suficiente?

Hay escenarios cuando por ejemplo, no necesitamos ciertas clases o departamentos en algunas transacciones. Si tenemos una venta que queremos agrupar por tipo de mercado, y la damos de alta como una clase (ejemplo: nacional, extranjero), esa opción va a aparecer como tal en todas las transacciones. En muchos casos esas opciones son de más y solo confunden al usuario. ¿No sería mejor que pudiéramos segmentar en dónde aplican ciertos tipos de clases y agrupadores?

CUSTOM SEGMENTS NETSUITE 2015.2

En la versión 2015.2 de Netsuite, es posible realizar esa segmentación diferenciada:

Segmentos

Segmentos de Contabilidad

Las ventajas más importantes respecto a las opciones disponibles son:

  • Que podemos agregar segmentos adicionales sin que necesariamente apliquen a todas las transacciones.
  • Que es posible combinar en reportes tanto los segmentos personalizados como las clases, departamentos y ubicaciones.
  • Podemos hacer que los segmentos personalizados se hereden de otros tipos de agrupadores.
  • Los segmentos (a diferencia de crear campos custom) vienen disponibles en los reportes para consultas más ágiles.

Si bien esta funcionalidad esta marcada como Beta, resulta muy interesante el poder configurarla en el ambiente ya que facilita la generación de reportes y minimiza el tener los campos de clase, departamento y ubicación, utilizados en todo el sistema para agrupaciones que solo aplican a algunas transacciones.

Segmentos por transacciones

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TERMINACIÓN DE UN EMPLEADO EN LA EMPRESA

antecedentes

En el transcurrir de las organizaciones suele haber rotación del personal y por ello cuando el empleado deja la compañía primeramente quitamos el acceso al usuario y posteriormente tratamos de eliminación el usuario, lo que muchas veces no es posible porque al intentar hacerlo nos marca un error indicando que tiene registros relacionados los cuales pues a veces estos mismos no son posibles de eliminar o simplemente no pretendemos eliminar, por lo que se recurre a reemplazar los datos de la cuenta por un nuevo usuario para conservar los permisos y roles del empleado anterior lo que no es la mejor practica ya que en el historial aparecerá muchos movimientos y registros que realizó el usuario anterior pero con el nombre del nuevo usuario.

¿COMO MODIFICAR EL REGISTRO DE UN EMPLEADO CUANDO DEJA LA EMPRESA?

Cuando un empleado deja la empresa, se debe modificar el registro del empleado para reflejar la fecha de terminación y eliminar cualquier rol de usuario otorgado anteriormente y permisos de acceso. También puede desactivar el registro del empleado si desea evitar que aparezca en las listas o como opciones en cualquier lugar de su cuenta.

Para modificar el registro de un empleado despedido:

  1. Ir a Listas> Empleados> Empleados.
  2. En la lista de empleados, haga clic en Editar junto al nombre del empleado despedido.
  3. Haga clic en la sub-pestaña Recursos humanos.
  4. En el campo Fecha de terminación, introduzca última fecha de empleo de esta persona.
  5. Haga clic en el sub-pestaña Acceso.
  6. Retire todos los permisos de acceso y funciones de usuario asignadas.
  7. Haga clic en la sub-pestaña Información del sistema y luego marque la casilla Inactivo si no desea que el registro de esta persona aparezca en las listas o como opciones en cualquier lugar en su cuenta.
  8. Modifique los campos adicionales en el registro de empleado según sea necesario.
  9. De clic en Guardar.

Para ver los registros de empleados inactivos o reactivarlos, vaya a Listas> Empleados> Empleados, y marque la casilla Mostrar Inactivos.

NOTA: Es posible que podamos desactivar automáticamente el registro de un empleado, simplemente ponemos una fecha futura en el campo Fecha de Terminación y el sistema al llegar ese día desactivara al usuario de manera automática. En dado caso que en dicho campo pongamos la fecha actual o una fecha previa al momento de guardar de igual manera de desactivara el usuario.

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