SuiteWorld 2016 The fast and the furious.

ANTECEDENTES

NetSuite es la empresa líder en soluciones ERP en la nube. Como tal, las soluciones funcionan únicamente mediante una conexión a internet. NetSuite, desde su primera versión en 1998, fue siempre concebida para correr en la nube. Y esto se nota en el desempeño. Muy adelante de intentar ingresar vía WEB usando VPNS o tener que instalar un software en el cliente. Solo ingresa a tu browser y listo.

Aún así, hay escenarios en dónde el desempeño puede ser mejorado. En ese contexto, se presentó en Mayo de 2016, la platica “The Fast and the furious..” orientada a incrementar el performance de NetSuite.

RECOMENDACIONES DE FAST AND THE FURIUS SUITE WORLD 2016.

Durante la sesión, se presentaron algunas recomendaciones adicionales, aquí un resumen:

Activar la preferencia de no crear notas del sistema al crear el registro. Esta preferencia evita que cada registro cree las notas del sistema al momento de crearse. Normalmente no se requieren, y si adicionan tiempo al guardado.

Notas del sistema.

Preferencias de notas del sistemas

Hacer de Performance Management una práctica. A lo que se refiere es que el seguimiento al performance de NetSuite debe de ocurrir ANTES de que sea un tema. Es decir, si tenemos una transacción crítica (como la facturación), es una buena práctica guardar registros de su desempeño para poder analizar su historial si es que se presenta alguna degradación.

Instalar Bundles con cuidado. NetSuite permite instalar nuevas funcionalidades con mucha facilidad. Solo basta buscar el paquete (bundle), instalarlo y con eso tendremos nueva funcionalidad. Eso normalmente es sencillo, pero es una buena práctica revisar el performance de transacciones críticas ANTES y DESPUES de cuando fue instalado el bundle. Es recomendable mantener un registro claro respecto a que bundles se han instalado, cuando, que impactos tuvieron en las transacciones más relevantes, etc.

Developer Account. NetSuite liberó ya el concepto de developer account. Esta puede adquirirse junto con un SandBox o bien por separado. Lo interesante de este ambiente es que copia toda la configuración del ambiente de producción en uno nuevo, pero sin datos. Con esto es posible probar scripts, configuraciones, etc y luego paquetizarlas (bundle) para llevarlas a producción. Si se va a instalar un bundle relevante en producción, es una buena práctica agregar la cuenta de developer y probar primero ahi.

Application Performance Management Ya habíamos presentado en este blog las aplicación de NetSuite relativo a está aplicación. Puedes encontrar información aquí. Esta aplicación de NetSuite permite visualizar en detalle los impactos y tiempos de cada transacción. Es una buena práctica revisar continuamente el desempeño, sobre todo antes y despúes de un nuevo bundle.  Un pequeño inconveniente que tiene el APP es que solo guarda historial por 30 días, pero es posible exportar a CSV los resultados y mantener un historial afuera de NetSuite.

Seguir un proceso. Cuando se hace monitoreo del desempeño de la herramienta, es una buena práctica seguir un proceso que al menos tenga las siguientes etapas:Descubrimiento y monitoreo, Mantener un historial, aislar el problema, buscar la raíz y causas, reparar y resolver.

APM para SuiteCommerce. El desempeño de NetSuite SuiteCommerce es algo relevante. Según cálculos de los analistas, cada segundo de retraso en el performance de una página de comercio electrónico puede significar una baja en las ventas. Por esa razón, a partir de 2016.2, NetSuite anunció que pondrá disponible el APM para SuiteCommerce.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Compras con contrato en Netsuite.

ANTECEDENTES

Existen escenarios en dónde un proveedor puede ofrecer un precio preferente en una negociación de compra, si se alcanzan cierta cantidad o volumen de compra, entonces los precios de compra pueden ser menores y ese ajuste se debería de reflejar.

Anteriormente con Netsuite no era posible realizar esas transacciones y todo se restringía a un precio fijo y a administrar manualmente esos valores.

Ahora con la funcionalidad de contratos de compra de Netsuite, eso es mucho más sencillo de administrar.

CONTRATOS DE COMPRA CON NETSUITE.

La opción está disponible si se adquirió el módulo avanzado adicional. Se encuentra en Transacciones, compras, introducir contratos de compra.

Ya en la transacción, es posible establecer el contrato de compra con las fechas en que estará vigente. Es interesante que la fecha de expiración (para que los precios sean efectivos) puede ser la fecha de creación de la orden de compra o la fecha estimada de entrega. También resulta muy útil que tengamos acceso a un resumen del contrato en la parte derecha, así podremos monitorear como va el desarrollo del contrato

Contrato de compra con Netsuite

Contratos de compra con Netsuite

A nivel de cada línea, podemos establecer que artículos estarán administrador por el contrato. Lo interesante es que los precios se pueden fijar a nivel cada artículo y establecer si queremos acumular por línea, por orden de compra o por el total de ordenes de compra.

Linea de contrato de compra Netsuite

Linea de contrato de compra con Netsuite.

Compras por contrato y precios diferenciados

Precios diferenciados para compra en Netsuite con compras por contrato.

ASIGNACION DE CONTRATO A UNA ORDEN DE COMPRA.

Una vez que el contrato fue creado, estará disponible en el campo de cabecera al momento de crear una orden de compra. Así podremos relacionar un contrato con una orden de compra. También podremos asignar contratos diferentes a nivel de línea.

Netsuite Contrato de compras

Orden de compra con contrato de compra asignado en Netsuite.

 

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

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Cambios en el catalogo de cuentas de Netsuite.

ANTECEDENTES

Con la entrada de la legislación relativa a la contabilidad electrónica, el catalogo de cuentas se debe de enviar a la autoridad la primera vez y cada vez que exista un cambio. El catalogo de cuentas debe de ser consistente con la balanza contable que se estará enviando al SAT cada mes. Es decir, las cuentas contables reflejadas en la Balanza, deben de ser parte del catalogo de cuentas.

CONSIDERACIONES Y PROBLEMATICA.

En la mayoría de los casos, el catalogo de cuentas se mueve en pocas ocasiones, normalmente para agregar cuentas. Pero existen casos en que por razones de negocio las cuentas son inactivadas. O bien en el modelo de Netsuite de One World, el catalogo de cuentas puede ser modificado por empleados de diferentes subsidiarias. Por ejemplo, empleados de contabilidad de la subsidiaria de Brasil, agregan cuentas y las ponen disponibles para todas las subsidiarias.

cuentas subsidiarias

Subsidiarias y la opción de Include Childern

Aqui es en dónde existe un riesgo. Puede ser que la cuenta se incluya en las subsidiarias de México, lo que se tendría que informar a la autoridad. O bien puede ser que la cuenta tenga movimientos en la subsidiaria en México, en cuyo caso al momento de enviar la balanza al SAT, nos va a presentar una inconsistencia entre el catálogo utilizado y la balanza presentada.

Como evitar que esto suceda.

Existen algunas prácticas que nos pueden permitir reducir el riesgo de que algo así ocurra. Algunas de las más populares son:

  • Restringir el permiso de crear cuentas al máximo posible.
  • Centralizar la creación de cuentas.
  • Utilizar una búsqueda guardada que genere un reporte cada día o cada semana en dónde nos envíe las cuentas nuevas creadas en el periodo.
  • Crear un pequeño Work Flow que envíe una notificación al Contador General o persona responsable, cada que se cree o edite una cuenta contable.

Este proceso es sencillo de configurar, pero lo más importante es tener cuidado en como se maneja esta información, por quién y cada cuando.

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Evitar que el tipo de cambio actualice toda la contabilidad en Netsuite.

ANTECEDENTES

Netsuite es una herramienta global que permite el manejo de múltiples monedas. Utiliza una monda base contra la cual podemos registrar un tipo de cambio y que las transacciones en moneda extranjera se reflejen adecuadamente. El tipo de cambio se puede modificar por transacción y esto es realmente útil, pero si no se configura adecuadamente, el tipo de cambio utilizado en una transacción se puede fijar como tipo de cambio para ese día para toda la contabilidad generando severas inconsistencias en la información. En términos contable, realizaría una actualización de transacciones con el tipo de cambio incorrecto.

¿cuando se presenta el mensaje?

El mensaje ocurre al momento de realizar una transacción, por ejemplo la recepción de mercancía, y fijar un tipo de cambio diferente. Esto puede ocurrir por que si bien el tipo de cambio del día fuese 16.00 por dólar, esa recepción en particular se recibió en 15.80. Entonces el usuario podría fijar un tipo de cambio diferente. Al hacerlo, se despliega el siguiente mensaje.

Mensaje de actualización de tipo de cambio.

Mensaje de actualización de tipo de cambio.

Aqui es en dónde existe un riesgo. Si el usuario presiona aceptar, entonces el tipo de cambio de todo el sistema para esa fecha se fijará con el valor ingresado. Y como la opción más atractiva casi siempre es aceptar, entonces es muy probable que lo acepte sin leer el mensaje generando un problema contable.

como evitar que esto suceda.

Para evitar que esto ocurra, necesitamos modificar la configuración de Netsuite. Básicamente tenemos que habilitar la actualización automática del tipo de cambio para toda la compañía y desactivar la función a nivel de moneda. Aqui en dónde se hace eso en el sistema:

Preferencia de moneda en tipo de cambio

Y luego a nivel de la moneda desactivamos dicha actualización:

Actualizacion tipo de cambiomoneda

;Idealmente para automatizar aún más ese proceso, podemos genera una adecuación que actualice el tipo de cambio directamente del diario oficial de la federación, garantizando así que estamos realizando los registros contables correctamente. Ese es un servicio con el que IMR puede ayudar.

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Permisos del Plan de Cuentas

ANTECEDENTES

Comúnmente, quien tiene completo acceso a la lista de cuentas contables es el contador. Por otro lado, los empleados del área de Cuentas por Pagar y el área de Cuentas por Cobrar también tienen acceso a este catálogo aunque solo deben utilizar las cuentas que se relacionan con el área en cuestión. NetSuite hace esta distinción en la configuración de los roles, es decir, quien tenga el rol de Cuentas por Pagar solo podrá observar el detalle de las cuentas de proveedores y quien tenga el rol de Cuentas por Cobrar solo las de clientes, por ejemplo. Aún así, hay ocasiones en que, por alguna razón, es necesario que uno de estos roles revise el detalle de una cuenta que no corresponde con sus permisos predeterminados.

¿Qué hacer para que un usuario pueda ver cuentas no relacionadas con su rol?

Para que un usuario pueda acceder al detalle de cuentas que no corresponden a los permisos predeterminados de su rol, es necesario otorgarle el(los) permiso(s) Registros de… que corresponda, por ejemplo Registros de cuentas a cobrar. El permiso es en base al tipo de cuentas a las que se quiere dar acceso, como lo son de activo fijo, de otros activos y de patrimonio.

Configuración de permisos de un rol

Configuración de permisos de un rol

Permisos para visualizar el detalle de las cuentas.

Permisos para visualizar el detalle de las cuentas.

Rol de Cuentas por Pagar con permisos predeterminados

Rol de Cuentas por Pagar con permisos predeterminados

Rol de Cuentas por Pagar con permisos de Cuentas por Cobrar agregados

Rol de Cuentas por Pagar con permisos de Cuentas por Cobrar agregados

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

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Suite GL: Primeras impresiones.

Antecedentes

En la versión de Netsuite 2015.1 se presentó la primer versión de lo que llamaron Suite GL. Básicamente es la primera vez en que Netsuite permite realizar modificaciones al impacto contable de las transacciones. De forma tal que si el registro de contabilidad no es el requerido para cumplir con NIF o los requerimientos fiscales, en teoría Suite GL debería de ser una alternativa.

Expectativas y aplicación de Suite GL.

Antes de SuiteGL, para poder tener los efectos contables adecuados en las transacciones, era necesario realizar pólizas de diario para reclasificar los efectos contables. Por ejemplo, la ganancia o perdida cambiaría al realizar cobros a clientes o pagos a proveedores, Netsuite de forma nativa lo envía y netea en una sola cuenta contable. Contablemente es incorrecto, ya que las ganancias y perdidas cambiarias deben de reflejarse como tal en cuentas separadas, no el neto en una sola.

 En el pasado, esa reclasificación implicaba realizar al menos una póliza de diario al final del periodo o bien realizar un pequeño script que adicional al impacto contable de Netsuite generase una póliza adicional de reclasificación.

Con SuiteGL por fin tendremos oportunidad de agregar líneas (que no modificar) al impacto contable de Netsuite. En el ejemplo anterior, dentro del mismo impacto nativo de Netsuite, es posible agregar líneas adicionales, que en este caso, retiren el efecto nativo de Netsuite y clasifiquen adecuadamente.

Adicional a este beneficio, Netsuite simplifica el proceso ya que el Plug In, realiza toda la lógica, reduciendo el esfuerzo de la creación de scripts. Además se puede configurar para alguna subsidiaria en particular.

Suite GL

Configuración de implementación de Suite GL

En nuestras primeras pruebas, encontramos que Suite GL nos va a ayudar a simplificar reclasificaciones de IVA, reclasificación de costos, de ganancias/perdidas cambiarias, diferimientos, entre otros.

¿Cómo podemos ayudar?

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El catalogo contable y la agrupación de cuentas.

ANTECEDENTES

A raíz de las obligaciones derivadas por la contabilidad electrónica y establecidas en el anexo 24, el catálogo de cuentas contable  debe de ser editados para que puedan reflejar la nueva agrupación requerida por las autoridades.

Es una buena oportunidad para hacer uso de la nueva funcionalidad agregada por Netsuite en la versión 2014.2 en dónde ahora permite la agrupación de cuentas.

agrupacion de cuentas.

Antes del 2014.2 podíamos decretar algunas cuentas padre. Por ejemplo crea la cuenta de gastos como una cuenta agrupadora de mayor, y luego cada cuenta agregar como sub cuenta de otra.

Sub cuenta en Netsuite

Sub cuenta en Netsuite

Sin embargo, esto tenía un inconveniente: la cuenta padre podía ser afectada como cualquier otra. Es decir, si tenemos como en el ejemplo, la cuenta de edificios, que a su vez tiene sub cuentas, edificio 1, edificio 2, terreno, etc., etc., aún así, la cuenta 1450 del ejemplo podría ser afecta lo cual podría generar errores de interpretación.

Con el nuevo agrupador, Netsuite permite crear cuentas para agrupar y al mismo tiempo bloquea la cuenta para que sea disponible únicamente para efectos de de presentación.

Agrupador de cuenta Netsuite

Aprovechando la edición del catalogo de cuentas que se tendrá que hacer relativo a la contabilidad electrónica, es una buena oportunidad para ajustar el catalogo y agregar estos agrupadores.

Algo valioso es que estos agrupadores funcionan en automático en reportes.

¿CÓMO PODEMOS AYUDAR?

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Compartir calendario con Google Calendar

Antecedentes

NetSuite permite a los empleados registrar sus actividades diarias con el fin de que se le pueda dar seguimiento a su desempeño en la empresa. Esto también permite que el usuario recuerde fácilmente las tareas que debe realizar y los eventos a los que tiene que asistir en el futuro. Es muy común que en algunas empresas se utilicen programas o aplicaciones como agendas, por lo que no está de más poder sincronizar o compartir el calendario de NetSuite y tener todo en un mismo lugar. La manera más sencilla de hacerlo es sincronizando el calendario con Google Calendar.

¿Como compartir mi calendario de NetSuite con Google Calendar?

Sabemos que existe un módulo para sincronizar NetSuite con Outlook, pero hay quienes prefieren utilizar otras herramientas y tal vez se preguntarán ¿Se puede sincronizar el calendario con otra aplicación?. La respuesta es sí, es posible sincronizar nuestro calendario con otra herramienta muy popular: Google Calendar. NetSuite permite compartir el calendario de una manera muy sencilla. Lo que se tiene que hacer es, dentro del panel de control de Actividades, acceder a Preferencias del calendario y en la pestaña preferencias, marcar el calendario que se desea compartir, público o privado. Al seleccionar el calendario se generará una dirección URL que deberán copiar y pegar en el campo Añadir calendario de Google Calendar.

Preferencias de calendario

Preferencias de calendario

Compartir calendario

Seleccionar calendario a compartir

Añadir a Google Calendar

Añadir a Google Calendar

¿Cómo podemos ayudar?

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Prefijos en la búsqueda global de NetSuite

Antecedentes

Constantemente tenemos que hacer búsquedas de información que fue almacenada en el sistema anteriormente. En Netsuite es común buscar diferentes tipos de transacciones como lo son Ordenes de Venta, Facturas, Pagos, Notas de Crédito, etc, utilizando el número o id como referencia. Sin embargo, en ocasiones nos encontramos con que necesitamos encontrar la Factura 120, pero también existe la Estimación 120 y el Pago 120, e incluso tenemos otros registros con numeración similar. ¿Cómo podemos optimizar esa búsqueda para llegar al resultado específico rápidamente?

¿Como buscar una transacción específica?

Día a día se registran transacciones, se dan de alta proveedores, clientes y la base de datos va creciendo sin darnos cuenta. En algún momento es necesarios realizar una búsqueda de alguno de esos registros, lo cual se vuelve algo tedioso debido a que se obtienen muchos resultados similares y para poder encontrar el que se requiere se tiene que escribir “Orden de Venta 150”, por ejemplo.

Para optimizar la búsqueda se puede hacer uso de prefijos que indican el tipo de registro o transacción que desea encontrar. Por ejemplo, estamos buscando la Factura 42, pero al poner “42” en la búsqueda aparecen también la Orden de Venta 42, Pago 42, Diario 42, Orden de Compra 42, Proveedor 42, etc. Para evitar escribir “Factura 42” completo y encontrar el registro más rápido, podemos poner “Fac: 42” y la búsqueda solo arrojará el resultado específico.

Prefijo-en-búsqueda

¿Cómo podemos ayudar?

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Busqueda Netsuite de todo el texto usando % (wildcard)

Antecedentes

La busqueda de información en Netsuite inicia con las primeras palabras del texto. Por ejemplo, si colocamos una orden de venta y buscamos “Television LED portatil de 14”) la va a encontrar, si es que la búsqueda inicia con “Television”. Si busco Television la va a encontrar. Pero ¿qué pasa si quiero ver todo lo que sea LED? Al buscar LED únicamente nos va a mostrar los resultados de productos que inicien con LED.

¿Como buscar en todo el texto?

Durante un proyecto, nuestro cliente tenía más de 35,000 artículos y muchos de ellos eran lavabos residenciales. Todos los productos iniciaban con algo como “Lavabo residencial de sobreponer color Beige de .90 mts”. Cuando querían buscar únicamente los lavabos en color beige, estos no aparecían en la búsqueda, por que ésta inicia con la primer palabra del texto. Claro,  la alternativa es utilizar tipos de artículos o familias y por ahi iniciar la busqueda, pero en este caso la familia de Lavabos tenía 3,500 artículos y no es atractivo crear clases únicamente por colores.

Para evitar esto, al inicio de la búsqueda se puede incluir el simbolo de %, con lo entonces buscará en todo el texto. A continuación un ejemplo. En este caso, estamos buscando todos los artículos que tengan la palabra “1080” por que el cliente está solicitando dispositivos con esa resolución.

Busqueda Netsuite con % incrementa las posibilidades de encontrar.

TIP Adicional: Este mismo mecanismo funciona también para las búsquedas globales de Netsuite.

¿Cómo podemos ayudar?

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