NetSuite y los cambios en Factura electrónica y CE por las reglas 2.7.1.32 y 28 de la Resolución MFV.

ANTECEDENTES

A partir del próximo 15 de julio de 2016 entrarán en vigor las nuevas disposiciones para la emisión de facturas electrónicas así como reglas aplicables para el registro de la contabilidad electrónica. Mediante las reglas 2.7.1.32 y 2.7.1.28, se establecen algunos cambios aplicables para que los comprobantes sigan teniendo validez así como para que los gastos amparados con esos comprobantes sean deducibles.

LOS CAMBIOS.

Los cambios a los que se refiere son básicamente tres:

  • Creación de un catalogo de unidades de medida. A cada unidad de medida decretada en NetSuite, se debe de agregar la que corresponda de acuerdo al SAT. Esta unidad de medida deberá de presentarse en los comprobantes emitidos.
  • Catalogo de métodos de pago en la factura electrónica. De acuerdo con el Anexo 20, ahora la factura electrónica debe de integrar un nuevo catalogo de métodos de pago.
  • Catalogo de métodos de pago para contabilidad electrónica. Este corresponde al Anexo 24 y si bien ya existía, presenta algunos cambios en la lista de métodos válidos.

Como tal, el bundle o paquete de IMR para la contabilidad y factura electrónica se a actualizado a fin de reflejar estas nuevas disposiciones. Aún que el paquete existe y se puede instalar con los clientes, el principal reto que se tiene es el reunir la información de cada cliente y proveedor respecto a las cuentas en dónde les pagamos o desde dónde nos pagan, ya que ese dato, al menos los últimos 4 dígitos, deberá de formar parte de los comprobantes.

Es posible encontrar más información sobre este cambio y su impacto en el documento anexo.

AVISO POR CAMBIOS EN LAS DISPOSICIONES FISCALES VIGENTES PARA CONTABILIDAD ELECTRÓNICA Y FACTURA ELECTRÓNICA

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Cambios en el catalogo de cuentas de Netsuite.

ANTECEDENTES

Con la entrada de la legislación relativa a la contabilidad electrónica, el catalogo de cuentas se debe de enviar a la autoridad la primera vez y cada vez que exista un cambio. El catalogo de cuentas debe de ser consistente con la balanza contable que se estará enviando al SAT cada mes. Es decir, las cuentas contables reflejadas en la Balanza, deben de ser parte del catalogo de cuentas.

CONSIDERACIONES Y PROBLEMATICA.

En la mayoría de los casos, el catalogo de cuentas se mueve en pocas ocasiones, normalmente para agregar cuentas. Pero existen casos en que por razones de negocio las cuentas son inactivadas. O bien en el modelo de Netsuite de One World, el catalogo de cuentas puede ser modificado por empleados de diferentes subsidiarias. Por ejemplo, empleados de contabilidad de la subsidiaria de Brasil, agregan cuentas y las ponen disponibles para todas las subsidiarias.

cuentas subsidiarias

Subsidiarias y la opción de Include Childern

Aqui es en dónde existe un riesgo. Puede ser que la cuenta se incluya en las subsidiarias de México, lo que se tendría que informar a la autoridad. O bien puede ser que la cuenta tenga movimientos en la subsidiaria en México, en cuyo caso al momento de enviar la balanza al SAT, nos va a presentar una inconsistencia entre el catálogo utilizado y la balanza presentada.

Como evitar que esto suceda.

Existen algunas prácticas que nos pueden permitir reducir el riesgo de que algo así ocurra. Algunas de las más populares son:

  • Restringir el permiso de crear cuentas al máximo posible.
  • Centralizar la creación de cuentas.
  • Utilizar una búsqueda guardada que genere un reporte cada día o cada semana en dónde nos envíe las cuentas nuevas creadas en el periodo.
  • Crear un pequeño Work Flow que envíe una notificación al Contador General o persona responsable, cada que se cree o edite una cuenta contable.

Este proceso es sencillo de configurar, pero lo más importante es tener cuidado en como se maneja esta información, por quién y cada cuando.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

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Crear período contable de ajuste

Antecedentes

En mi anterior post publique sobre cómo crear periodos contables y fiscales para todo el año (en este caso 2016), pero ¿y si olvide marcar la casilla del periodo de ajuste?. No hay problema alguno, simplemente creamos un periodo base (de ajuste) a continuación te decimos cómo.

¿Cómo crear el período contable?

  1. Ir a Configuración > Contabilidad > Administrar periodos contables
  2. Click en el botón “Periodo base”
  3. Introducir los datos solicitados
    1. NOMBRE DEL PERÍODO: a escoger (Libre albedrío).
    2. FECHA DE INICIO: ingresar 31/12/YYYY
    3. FECHA DE FINALIZACIÓN: ingresar 31/12/YYYY
    4. PERMITIR CAMBIOS NO REGISTRADOS EN EL LM: dejar tal cual está (desmarcado).
    5. SUBPERÍODO DE: seleccionar FY YYYY
    6. EL PERÍODO ES AJUSTE: marcar
      • Captura de pantalla de 2016-01-07 16-25-03
  4. Hacer click en “Guardar”.

Nota: YYYY es el formato del año, por ejemplo FY YYYY sería FY 2016

¿Cómo podemos ayudar?

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Año nuevo, periodo contable nuevo

Antecedentes

Una de las muchas actividades que trae el “año nuevo” (empresarialmente hablando) es la creación de los periodos contables y fiscales, una tarea sumamente sencilla pero de vital importancia, ya que sin ella es imposible realizar transacciones en NetSuite, a continuación te decimos cómo.

¿Cómo crear el período contable?

  1. Ir a Configuración > Contabilidad > Administrar periodos contables
  2. Click en el botón “Establecer todo el año”
  3. Dejar los campos tal cual aparecen.
    • Captura de pantalla de 2016-01-07 16-25-03
  4. Marcar la casilla de verificación ” PERÍODO DE AJUSTE DE CIERRE DE AÑO EN UN DÍA”
    • Esta opción es de vital importancia ya que nos sirve para crear el período 13 o período de ajuste, indispensable en la Contabilidad Electrónica.
  5. Hacer click en “Guardar”.

Al final tendremos lo siguiente:

Periodo contable 2016

Periodo contable 2016

¿Cómo crear el período fiscal?

  1. Ir a Configuración > Contabilidad > Administrar periodos fiscales
  2. Click en el botón “Establecer todo el año”
  3. Dejar los campos tal cual aparecen.
    • Captura de pantalla de 2016-01-07 16-24-47
  4. Hacer click en “Guardar”.

Al final tendremos lo siguiente:

Captura de pantalla de 2016-01-07 16-23-49

Periodo fiscal 2016

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ELIMINACIÓN DE CUENTAS

ANTECEDENTES

En algunos escenario por cambios en la organización o simplemente por ajustes realizados por el área de Finanzas (Contabilidad) se requiere hacer ajustes en el plan de cuentas por lo que se puede personalizar su plan de cuentas para que sea más fácil de usar ó puede hacer esto mediante la eliminación de las cuentas que nunca se usan o inactivando cuentas que no se están utilizando actualmente.

 

Para eliminar o desactivar las cuentas:

  1. Vaya a Configuración > Contabilidad > Plan de cuentas.
  2. Seleccione la casilla Mostrar inactivos. Su plan de cuentas se actualiza y se agregan una columna Inactivo y una columna Eliminar.
  3. Para las cuentas que desea eliminar o desactivar, seleccione las casillas en las columnas correspondientes.Las cuentas que tienen la palabra No en la columna Eliminar no se pueden eliminar de su plan de cuentas.
  4. Haga clic en Enviar.

IMPORTANTE:  Si recibe una advertencia de que una cuenta no se puede eliminar porque está asociada a una transacción o entidad secundaria, es necesario eliminar todas las transacciones asociadas a la cuenta antes de eliminarla. Puede hacer una búsqueda de transacciones filtrada por la cuenta para revisar las transacciones asociadas. Si no puede eliminar estas transacciones, puede marcar la cuenta como inactiva en lugar de eliminarla.

Muchas cuentas no se pueden eliminar. Puede eliminar una cuenta si no hay actividad en ella y si la cuenta no es obligatoria en NetSuite. Por ejemplo, la cuenta Órdenes de venta sin contabilización no se puede eliminar ya que NetSuite utiliza esta cuenta para las órdenes de ventas. Además, algunas cuentas no se pueden eliminar ya que son obligatorias para la generación de informes. Los informes están codificados con estas cuentas, por lo que NetSuite no permite a los usuarios eliminarlas, solo pueden desactivarlas.

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Permisos del Plan de Cuentas

ANTECEDENTES

Comúnmente, quien tiene completo acceso a la lista de cuentas contables es el contador. Por otro lado, los empleados del área de Cuentas por Pagar y el área de Cuentas por Cobrar también tienen acceso a este catálogo aunque solo deben utilizar las cuentas que se relacionan con el área en cuestión. NetSuite hace esta distinción en la configuración de los roles, es decir, quien tenga el rol de Cuentas por Pagar solo podrá observar el detalle de las cuentas de proveedores y quien tenga el rol de Cuentas por Cobrar solo las de clientes, por ejemplo. Aún así, hay ocasiones en que, por alguna razón, es necesario que uno de estos roles revise el detalle de una cuenta que no corresponde con sus permisos predeterminados.

¿Qué hacer para que un usuario pueda ver cuentas no relacionadas con su rol?

Para que un usuario pueda acceder al detalle de cuentas que no corresponden a los permisos predeterminados de su rol, es necesario otorgarle el(los) permiso(s) Registros de… que corresponda, por ejemplo Registros de cuentas a cobrar. El permiso es en base al tipo de cuentas a las que se quiere dar acceso, como lo son de activo fijo, de otros activos y de patrimonio.

Configuración de permisos de un rol

Configuración de permisos de un rol

Permisos para visualizar el detalle de las cuentas.

Permisos para visualizar el detalle de las cuentas.

Rol de Cuentas por Pagar con permisos predeterminados

Rol de Cuentas por Pagar con permisos predeterminados

Rol de Cuentas por Pagar con permisos de Cuentas por Cobrar agregados

Rol de Cuentas por Pagar con permisos de Cuentas por Cobrar agregados

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Impresión Masiva de Cheques

ANTECEDENTES

Aunque visto con poca frecuencia, pero aun siendo una actividad común a realizar por el departamento de cuentas por pagar y/o tesorería según la estructura organizacional, existe el requerimiento especifico para los días programados de pagos a proveedores realizar la impresión masiva de cheques registrados en el sistema.

¿COMO IMPRIMIR MASIVAMENTE Los cheques?

Mediante el uso de SuiteScript se puede generar una pantalla de captura que permita indicar el rango de fechas de las cuales deseamos imprimir los cheques, y posteriormente después de buscar las transacciones se puede indicar que cheques imprimir realmente.

Impresion_masiva_cheques

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Impresión Masiva de Pólizas

Antecedentes

Puede existir el requerimiento principalmente por el area de finanzas para realizar una impresión masiva de pólizas realizadas del mes pasado, del año o simplemente un rango de fechas especificas.

¿Como imprimir masivamente las polizas?

Mediante el uso de SuiteScript se puede generar una pantalla de captura que permita indicar información como el tipo de póliza a imprimir o por el tipo de transacciones que permite generar una póliza así como también la subsidiaria en caso de ser OneWorld y el rango de fechas de las cuales deseamos obtener las pólizas y posteriormente seleccionar las pólizas a imprimir.

Impresion_masiva_polizas

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Contabilidad electrónica en Netsuite y el Anexo 24 del SAT.

Antecedentes

El pasado mes de diciembre de 2014 el Servicio de Administración Tributaria (SAT) dio a conocer el Anexo 24 en dónde se establecen las obligaciones, documentación, y características de la información que tendrá que entregarse a la autoridad con motivo de la contabilidad electrónica.

Para los usuarios de Netsuite en México, y en general para todos los contribuyentes obligados, significa generar información adicional que por ley tendrá que ser entregada a la autoridad.

¿Qué tenemos de enviar desde Netsuite y como lo obtenemos?

El anexo 24 especifica que se debe de enviar la siguiente información:

– Catalogo contable: Debe de estar clasificado de acuerdo a los datos y agrupadores establecidos en el anexo 24. Se debe de enviar la version 1 y versiones adicionales cada que tengamos cambios en el catalogo de cuentas.

– Balanzas de comprobación. Se deben de enviar de manera mensual a partir del mes de enero de 2015. Las balanzas deben de estar estructuradas de acuerdo con lo establecido en el anexo.

– Pólizas contables y auxiliares. Esta información unicamente se debe de enviar cuando exista un requerimiento expreso de la autoridad o bien cuando el contribuyente requiera una devolución de impuestos.

La información que requiere el SAT por concepto de la contabilidad electrónica, requiere que los registros en Netsuite tengan ciertas características y al mismo tiempo que se generen los archivos en formato XML

Obteniendo la información desde Netsuite.

La información a enviar requiere que por ejemplo el catalogo contable se agrupe de acuerdo a los lineamientos del SAT, así como el que los pagos anexen los comprobantes digitales, así como información relativa a cada pago, con que banco fue, cuenta origen, etc. Estos datos se tendrán que capturar en cada transacción.

Netsuite anunció que en su versión 2015.1 este requerimiento estará cubierto:

“…Mexico Electronic Accounting File Important: This feature is targeted to be available in the first quarter of 2015. Starting January 2015, taxpayers in Mexico are required to submit electronic accounting records that contain the following: • Chart of Accounts• Trial Balance • Journal Entries Using the Tax Audit Files SuiteApp, you can generate the Mexico Electronic Accounting File records in the format prescribed by the Mexican tax authority…”

Sin embargo, la nota no menciona los auxiliares de cuenta que son ahora requeridos, y establece como fecha de liberación el primer trimestre del año, mientras que la obligación inició su vigencia el 1 de enero de 2015 (si bien es cierto que la primer entrega de info es en marzo, el actualizar las transacciones con los nuevos requerimientos implica tener el sistema listo desde el 1 de enero.

En IMR hemos generado ya la adecuación para contar con los registros y reportes de acuerdo a lo que requiere el SAT. El generarlo nos ha permitido probar adecuadamente, validar con el esquema XML y contar con una solución cuando es requerido. Aquí un ejemplo del registro del catalogo contable.

Ejemplo de catalogo contable de acuerdo a la contabilidad electrónica

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