Ordenes de compra abiertas con Netsuite.

ANTECEDENTES

En algunos escenarios de negocio, existen requerimientos que tienen que ver con la forma en la que se administran las ordenes de compra. Podemos tener un proveedor con el que acordamos realizar una compra global por todos los suministros del año (para obtener un precio preferente o economía de escala). Pero no queremos recibir todo el material al mismo tiempo, como lo hace una orden de compra tradicional.

Netsuite cuenta ya con la funcionalidad de Ordenes de compra abiertas o Blanket, que nos pueden ayudar a simplificar ese proceso.

COMO CREAR Y ADMINISTRAR UNA ORDEN DE COMPRA ABIERTA CON NETSUITE.

Para hacer esto, si tenemos la funcionalidad avanzada requerida por Netsuite, podemos encontrarla disponible en

Blanket Order con Netsuite.

Acceso a administración de ordenes de compra abiertas.

La opción nos permite crear una orden de compra, pero con la diferenciación que podemos hacer un calendario de entrega. En cada línea, es posible identificar como es que se desea calendarizar la entrega de ese material.

Blanket Order de Netsuite

Calendario de entrega de artículos en orden de compra abierta de Netsuite.

Como liberar la solicitud de orden de compra.

La entrega de las ordenes de compra puede ocurrir con la opción de crear pedidos para que sea al período de entrega o bien de forma manual. Es importante que este proceso solamente libera el material para que sea generada la orden de compra al proveedor.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Cambios en el catalogo de cuentas de Netsuite.

ANTECEDENTES

Con la entrada de la legislación relativa a la contabilidad electrónica, el catalogo de cuentas se debe de enviar a la autoridad la primera vez y cada vez que exista un cambio. El catalogo de cuentas debe de ser consistente con la balanza contable que se estará enviando al SAT cada mes. Es decir, las cuentas contables reflejadas en la Balanza, deben de ser parte del catalogo de cuentas.

CONSIDERACIONES Y PROBLEMATICA.

En la mayoría de los casos, el catalogo de cuentas se mueve en pocas ocasiones, normalmente para agregar cuentas. Pero existen casos en que por razones de negocio las cuentas son inactivadas. O bien en el modelo de Netsuite de One World, el catalogo de cuentas puede ser modificado por empleados de diferentes subsidiarias. Por ejemplo, empleados de contabilidad de la subsidiaria de Brasil, agregan cuentas y las ponen disponibles para todas las subsidiarias.

cuentas subsidiarias

Subsidiarias y la opción de Include Childern

Aqui es en dónde existe un riesgo. Puede ser que la cuenta se incluya en las subsidiarias de México, lo que se tendría que informar a la autoridad. O bien puede ser que la cuenta tenga movimientos en la subsidiaria en México, en cuyo caso al momento de enviar la balanza al SAT, nos va a presentar una inconsistencia entre el catálogo utilizado y la balanza presentada.

Como evitar que esto suceda.

Existen algunas prácticas que nos pueden permitir reducir el riesgo de que algo así ocurra. Algunas de las más populares son:

  • Restringir el permiso de crear cuentas al máximo posible.
  • Centralizar la creación de cuentas.
  • Utilizar una búsqueda guardada que genere un reporte cada día o cada semana en dónde nos envíe las cuentas nuevas creadas en el periodo.
  • Crear un pequeño Work Flow que envíe una notificación al Contador General o persona responsable, cada que se cree o edite una cuenta contable.

Este proceso es sencillo de configurar, pero lo más importante es tener cuidado en como se maneja esta información, por quién y cada cuando.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

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Borrado de Roles Personalizados

Antecedentes

Una de las cosas comunes al implementar NetSuite es hacer pruebas, parte fundamental es simular el día a día de la operación, para ello se tiene que crear los roles que los empleados usaran, al final seguramente algún rol no será utilizado, por lo que debería ser borrado, esto sólo es posible solo sí ningún empleado ha ingresado al sistema usando este rol, de lo contrario el rol no se podrá borrar debido a los registros dependientes (registro de inicio de sesión del sistema).

Solución alternativa

Simplemente marcar el rol como inactivo. Actualmente existe existe la votación para el Enhancement #- 133734.

¿Cómo podemos ayudar?

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Cuando los scripts de Netsuite interfieren con la velocidad y el performance.

Antecedentes

En el desarrollo de la configuración de Netsuite, principalmente en el diseño y configuración de la solución, es común encontrar escenarios en dónde es requerido realizar scripts o desarrollos para personalización, que van más allá de la configuración nativa de la herramienta.

Normalmente son adecuaciones y automatizaciones requeridas por los procesos de negocio. Estas adecuaciones, pueden tener un impacto en la velocidad de las transacciones y en ocasiones es interesante conocer como ajustar y nivelar los requerimientos de negocio vs el desempeño.

El monitor de desempeño de scripts.

En general creo que los mejores scripts son los que no se requieren. Pero si el escenario demanda la creación de un script, el primer paso es elegir bien el tipo de script requerido. En Netsuite, es posible crear varios tipos de scripts, y estos pueden tener un comportamiento distinto. Los más comunes son client, user event, scheduled y RESTlets.

Si partimos de una buena definición, el performance será mejor.

Ahora bien, aun con una buena definición, es muy común que se requiera conocer que scripts están afectando una transacción y como. Para de esta forma poder tomar decisiones informadas respecto a que y como ajustar.

Ahí es dónde el Script Performance Monitor de Netsuite, puede resultar de gran ayuda, por que nos proporciona información valiosa respecto a que está afectando a nuestra transacción.

Permite ver una lista de las transacciones en un periodo y conocer como ha sido su desempeño.

Permite ver una lista de las transacciones en un periodo y conocer como ha sido su desempeño.

Así mismo nos presenta de manera gráfica que es lo que está tomando mayor tiempo. Luego de ver los impactos, normalmente podemos encontrar formas de automatizar aún más o bien eliminar algunos scripts que no agregan valor y que pueden ser realizados de manera diferente o bien mediante ajustes al proceso de negocio.

Script Performance Monitor

Gráfico de impacto de Sripts en una transacción.

En la pasada reunión de usuarios, SuiteWorld 2015, se presentó lo que creo será la versión dos del monitor. Mucho más detalle de cada transacción, sus impactos, etc. etc. Algo que sin duda será de mucha utilidad, sobre todo cuando los requerimientos son complejos.

¿Cómo podemos ayudar?

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Permisos del Plan de Cuentas

ANTECEDENTES

Comúnmente, quien tiene completo acceso a la lista de cuentas contables es el contador. Por otro lado, los empleados del área de Cuentas por Pagar y el área de Cuentas por Cobrar también tienen acceso a este catálogo aunque solo deben utilizar las cuentas que se relacionan con el área en cuestión. NetSuite hace esta distinción en la configuración de los roles, es decir, quien tenga el rol de Cuentas por Pagar solo podrá observar el detalle de las cuentas de proveedores y quien tenga el rol de Cuentas por Cobrar solo las de clientes, por ejemplo. Aún así, hay ocasiones en que, por alguna razón, es necesario que uno de estos roles revise el detalle de una cuenta que no corresponde con sus permisos predeterminados.

¿Qué hacer para que un usuario pueda ver cuentas no relacionadas con su rol?

Para que un usuario pueda acceder al detalle de cuentas que no corresponden a los permisos predeterminados de su rol, es necesario otorgarle el(los) permiso(s) Registros de… que corresponda, por ejemplo Registros de cuentas a cobrar. El permiso es en base al tipo de cuentas a las que se quiere dar acceso, como lo son de activo fijo, de otros activos y de patrimonio.

Configuración de permisos de un rol

Configuración de permisos de un rol

Permisos para visualizar el detalle de las cuentas.

Permisos para visualizar el detalle de las cuentas.

Rol de Cuentas por Pagar con permisos predeterminados

Rol de Cuentas por Pagar con permisos predeterminados

Rol de Cuentas por Pagar con permisos de Cuentas por Cobrar agregados

Rol de Cuentas por Pagar con permisos de Cuentas por Cobrar agregados

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

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Preferencias Generales & Parámetros personalizados

Antecedentes

Las Preferencias generales de NetSuite como su nombre lo indica, son preferencias generales disponibles para todas las subsidiarias y empleados, las cuales indican o establecen los parámetros con los que la cuenta de NetSuite va a funcionar. Sin embargo, es común, que al implementar NetSuite surjan procesos personalizados que requieran parámetros, un error común es dejar estos parámetros en Hard Code, ahora te mostramos como crear preferencias generales personalizadas y utilizarlos como parámetros para los procesos.

¿Como crear preferencias generales personalizadas?

Solo debemos ejecutar los siguientes pasos:

  1. Ir al Script deseado.
  2. Clic en la pestaña Parámetros
  3. Clic en Nuevo parámetro
  4. Ingresar la información solicitada (es indispensable seleccionar Empresa en el campo Preferencia)
  5. Guardar
param

Parámetro del Script

prefere

Preferencia general creada a través de parámetro de Script.

Importante: es probable que nuestros Scripts compartan parámetros, y para esos casos recomendamos lo siguiente:

  1. Crear un Script tipo Suitelet 
  2. Implementar el Script (marcar la opción Disponible sin inicio de sesión)
  3. Crear todos los parámetros genéricos a compartir.
  4. Utilizar el siguiente código fuente:
    •   
      //El siguiente código fuente regresara TODOS los parámetros del script.
      //returnBlank es una función de ejemplo; asegura que el dato no sea null o undefined
      //Base64 es una función de ejemplo; manipula el Base 64
      var context		= nlapiGetContext();
      var scriptId		= returnBlank(context.getScriptId());
      var script_filters	= new Array();
          script_filters.push(new nlobjSearchFilter('scriptid',null,'is',scriptId));
      var script_results	= returnBlank(nlapiSearchRecord('script', null, script_filters, null));
      var script_id		= script_results[0].getId();
      var script_record	= nlapiLoadRecord('script', script_id);
      var parameter_lines	= script_record.getLineItemCount('parameters');
      var data				= new Object();
      for(var i=1;i<=parameter_lines;i++)
      {
      	var param_name	 = script_record.getLineItemValue('parameters', 'internalid', i);
      	var param_value  = returnBlank(context.getSetting('SCRIPT', param_name));
      	data[param_name] = param_value;
      }
      data	= JSON.stringify(data);
      data	= Base64.encode(data);
      response.write(data);
      
  5. Hacer un Request a dicho Script  cada que sea necesario.
    • Nota: El Request regresará una cadena codificada en Base 64 por lo que se tendrá que decodificar y posteriormente convertir en un objeto JSON

¿Cómo podemos ayudar?

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Configuración: Expandir listas de cuentas

Antecedentes

De manera predeterminada NetSuite restringe el uso de cuentas según su tipo, decir, en el apartado de Gastos de las facturas de proveedor, ordenes de compra, cheques, etc, sólo se pueden introducir cuentas de tipo Gasto Otro gasto, esto para algunas empresas representa más un impedimento en sus procesos que una validación que agregue valor, sin embargo, podemos desactivar dicha validación.

¿Como desactivar la validación de tipos de cuenta?

Es una preferencia de contabilidad muy fácil de desactivar, solo hay que ejecutar los siguientes pasos:

  1. Ir a Configuración > Contabilidad > Preferencias de contabilidad
  2. Clic en la pestaña General
  3. Desmarcar la casilla de verificación EXPANDIR LISTAS DE CUENTAS

Captura de pantalla de 2015-04-13 11:27:17

Importante: hay que tomar en cuenta que una vez realizada esta configuración , el usuario podrá afectar de manera incorrecta la contabilidad, por ejemplo, ingresar un “gasto” en una cuenta de tipo Ingresos o Bancos.

¿Cómo podemos ayudar?

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Despliegue de listas

ANTECEDENTES

Uno de los campos más utilizados en NetSuite son los de tipo lista. Las listas nos permiten seleccionar un elemento de una serie de opciones que se despliegan al dar clic en el campo. Existen dos maneras en que se pueden desplegar los elementos de una lista.

¿cuales son los tipos de despliegue de las listas?

Las listas se pueden desplegar de dos maneras: sencillo y con ventana emergente. El despliegue sencillo es el más común y que simplemente con dar clic en el campo se muestran los elementos que conforman la lista. El despliegue con ventana emergente, como su nombre lo dice, muestra los elementos de la lista en una ventana tipo pop-up la cual contiene también un buscador. La diferencia reside en el máximo de entradas de elementos desplegables establecido en las preferencias de NetSuite.

Lista Simple

Despliegue Sencillo

Lista Emergente

Despliegue Emergente

Lista Emergente desplegada

Despliegue Emergente completo

Configuración de listas

Configuración de listas

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Redireccionamiento al cierre de sesión

Antecedentes

En ocasiones otorgamos acceso a NetSuite a nuestros clientes, empleados o proveedores, cada uno realiza diferentes actividades dentro del sistema y como tal es que podemos re-direccionarlos a páginas web relevantes al negocio, por ejemplo a clientes los podemos re-direccionar a nuestra tienda en linea.

¿Como configurar el re-direccionamiento?

Es una preferencia general muy fácil de activar, solo hay que ejecutar los siguientes pasos:

  1. Ir a Configuración > Empresa > Preferencias generales
  2. Clic en la pestaña Centros
  3. Seleccione el tipo de centro y la URL de re-direccionamiento.

Se puede configurar una URL de re-direccionamiento diferente por cada tipo de centro.

Captura de pantalla de 2015-04-08 09:46:09

Configuración de re-direccionamiento basado en tipos de centro.

¿Cómo podemos ayudar?

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Configuración de Impuestos: Cuentas

Antecedentes

Cuando se configuran impuestos en Netsuite, es muy común que las cuentas contables requeridas, se den de alta al mismo tiempo que se crean los impuestos.

Las cuentas contables generadas desde la creación de impuestos no tienen habilitados todos los campos requeridos como cuando se crean desde el catalogo de cuentas.

Cuentas contables desde creación de impuestos

Alta cuentas contables desde creación de impuestos.

Esto es relevante y más con la contabilidad electrónica, requiere que se incluya información adicional en cada cuenta.

La configuración de los impuestos en NetSuite requiere de realizar al menos tres pasos:

  1. Crear cuentas de control.
  2. Crear el tipo de impuesto.
  3. Crear el código de impuesto.

En el primer paso, NetSuite creara una cuenta nueva en el plan de cuentas, en ocasiones, las cuentas de impuestos ya fueron cargadas al sistema, pero no como “Cuenta de control de impuestos”, es entonces necesario realizar una configuración en sistema para que permita utilizar cualquier tipo de cuenta.

¿Que configuración debo realizar?

Simplemente hay que realizar los siguientes pasos:

  1. Ir a Configuración > Contabilidad > Configurar impuestos.
  2. Desactivar la casilla verificación “USAR SÓLO CUENTAS DE CONTROL DE IMPUESTOS EN TIPOS DE IMPUESTOS” .
  3. Guardar.

Configurar_impuestos

Al realizar esta configuración NetSuite nos permitirá crear códigos de impuestos que apliquen o afecten a cualquier cuenta que forme parte de nuestro plan de cuentas.

¿Cómo podemos ayudar?

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