SuiteWorld 2016 The fast and the furious.

ANTECEDENTES

NetSuite es la empresa líder en soluciones ERP en la nube. Como tal, las soluciones funcionan únicamente mediante una conexión a internet. NetSuite, desde su primera versión en 1998, fue siempre concebida para correr en la nube. Y esto se nota en el desempeño. Muy adelante de intentar ingresar vía WEB usando VPNS o tener que instalar un software en el cliente. Solo ingresa a tu browser y listo.

Aún así, hay escenarios en dónde el desempeño puede ser mejorado. En ese contexto, se presentó en Mayo de 2016, la platica “The Fast and the furious..” orientada a incrementar el performance de NetSuite.

RECOMENDACIONES DE FAST AND THE FURIUS SUITE WORLD 2016.

Durante la sesión, se presentaron algunas recomendaciones adicionales, aquí un resumen:

Activar la preferencia de no crear notas del sistema al crear el registro. Esta preferencia evita que cada registro cree las notas del sistema al momento de crearse. Normalmente no se requieren, y si adicionan tiempo al guardado.

Notas del sistema.

Preferencias de notas del sistemas

Hacer de Performance Management una práctica. A lo que se refiere es que el seguimiento al performance de NetSuite debe de ocurrir ANTES de que sea un tema. Es decir, si tenemos una transacción crítica (como la facturación), es una buena práctica guardar registros de su desempeño para poder analizar su historial si es que se presenta alguna degradación.

Instalar Bundles con cuidado. NetSuite permite instalar nuevas funcionalidades con mucha facilidad. Solo basta buscar el paquete (bundle), instalarlo y con eso tendremos nueva funcionalidad. Eso normalmente es sencillo, pero es una buena práctica revisar el performance de transacciones críticas ANTES y DESPUES de cuando fue instalado el bundle. Es recomendable mantener un registro claro respecto a que bundles se han instalado, cuando, que impactos tuvieron en las transacciones más relevantes, etc.

Developer Account. NetSuite liberó ya el concepto de developer account. Esta puede adquirirse junto con un SandBox o bien por separado. Lo interesante de este ambiente es que copia toda la configuración del ambiente de producción en uno nuevo, pero sin datos. Con esto es posible probar scripts, configuraciones, etc y luego paquetizarlas (bundle) para llevarlas a producción. Si se va a instalar un bundle relevante en producción, es una buena práctica agregar la cuenta de developer y probar primero ahi.

Application Performance Management Ya habíamos presentado en este blog las aplicación de NetSuite relativo a está aplicación. Puedes encontrar información aquí. Esta aplicación de NetSuite permite visualizar en detalle los impactos y tiempos de cada transacción. Es una buena práctica revisar continuamente el desempeño, sobre todo antes y despúes de un nuevo bundle.  Un pequeño inconveniente que tiene el APP es que solo guarda historial por 30 días, pero es posible exportar a CSV los resultados y mantener un historial afuera de NetSuite.

Seguir un proceso. Cuando se hace monitoreo del desempeño de la herramienta, es una buena práctica seguir un proceso que al menos tenga las siguientes etapas:Descubrimiento y monitoreo, Mantener un historial, aislar el problema, buscar la raíz y causas, reparar y resolver.

APM para SuiteCommerce. El desempeño de NetSuite SuiteCommerce es algo relevante. Según cálculos de los analistas, cada segundo de retraso en el performance de una página de comercio electrónico puede significar una baja en las ventas. Por esa razón, a partir de 2016.2, NetSuite anunció que pondrá disponible el APM para SuiteCommerce.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Permisos del Plan de Cuentas

ANTECEDENTES

Comúnmente, quien tiene completo acceso a la lista de cuentas contables es el contador. Por otro lado, los empleados del área de Cuentas por Pagar y el área de Cuentas por Cobrar también tienen acceso a este catálogo aunque solo deben utilizar las cuentas que se relacionan con el área en cuestión. NetSuite hace esta distinción en la configuración de los roles, es decir, quien tenga el rol de Cuentas por Pagar solo podrá observar el detalle de las cuentas de proveedores y quien tenga el rol de Cuentas por Cobrar solo las de clientes, por ejemplo. Aún así, hay ocasiones en que, por alguna razón, es necesario que uno de estos roles revise el detalle de una cuenta que no corresponde con sus permisos predeterminados.

¿Qué hacer para que un usuario pueda ver cuentas no relacionadas con su rol?

Para que un usuario pueda acceder al detalle de cuentas que no corresponden a los permisos predeterminados de su rol, es necesario otorgarle el(los) permiso(s) Registros de… que corresponda, por ejemplo Registros de cuentas a cobrar. El permiso es en base al tipo de cuentas a las que se quiere dar acceso, como lo son de activo fijo, de otros activos y de patrimonio.

Configuración de permisos de un rol

Configuración de permisos de un rol

Permisos para visualizar el detalle de las cuentas.

Permisos para visualizar el detalle de las cuentas.

Rol de Cuentas por Pagar con permisos predeterminados

Rol de Cuentas por Pagar con permisos predeterminados

Rol de Cuentas por Pagar con permisos de Cuentas por Cobrar agregados

Rol de Cuentas por Pagar con permisos de Cuentas por Cobrar agregados

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

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Despliegue de listas

ANTECEDENTES

Uno de los campos más utilizados en NetSuite son los de tipo lista. Las listas nos permiten seleccionar un elemento de una serie de opciones que se despliegan al dar clic en el campo. Existen dos maneras en que se pueden desplegar los elementos de una lista.

¿cuales son los tipos de despliegue de las listas?

Las listas se pueden desplegar de dos maneras: sencillo y con ventana emergente. El despliegue sencillo es el más común y que simplemente con dar clic en el campo se muestran los elementos que conforman la lista. El despliegue con ventana emergente, como su nombre lo dice, muestra los elementos de la lista en una ventana tipo pop-up la cual contiene también un buscador. La diferencia reside en el máximo de entradas de elementos desplegables establecido en las preferencias de NetSuite.

Lista Simple

Despliegue Sencillo

Lista Emergente

Despliegue Emergente

Lista Emergente desplegada

Despliegue Emergente completo

Configuración de listas

Configuración de listas

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Scripts programados: tiempo de ejecución

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Unos de los tipos de scripts que se pueden crear en NetSuite son los programados. Estos scripts son como cualquier otro, con la diferencia que se le puede configurar en que momento se van a ejecutar: fecha, hora, periodo, etc. Pero curiosamente solo tiene fecha de inicio y hora de inicio.

¿Por cuanto tiempo se ejecutaran los scripts programados?

Los scripts programados se ejecutan según la fecha y/o hora que se indiquen, es decir, si le indicamos que se ejecute el 27/3/2015, solo se ejecutara ese día de 00:01 a.m. a 11:59 p.m. Por otro lado si se especifica que se ejecutara, por ejemplo, cada día con Hora de inicio a las 8 p.m. entonces se ejecutará todos los días de 8 p.m. a 11:59 p.m. o dicho de otro modo, desde las 8 p.m. y hasta que se termine el día.

Creación de Script programado

Creación de Script programado

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Los ajustes de inventario en Netsuite y el efecto contable.

ANTECEDENTES

Al realizar ajustes de inventarios en Netsuite, se puede elegir libremente el impacto contable de la transacción. A diferencia de las transacciones de factura, surtido de mercancía, etc, en dónde las cuentas están predefinidas normalmente por el contador, en los ajustes de inventario se eligen libremente generando el riesgo que los usuarios afecten a la contabilidad de manera indebida.

ajustes de inventario.

Los ajustes de inventario, pueden tener múltiples usos y razones de existir. Puede ser que tengamos un faltante. Puede ser que ese faltante lo tengamos que cargar a un empleado para su descuento. Puede ser que tengamos un consumo no planeado que no puede asignarse a una orden, etc.

Tenemos una transacción que puede asociarse a diferentes razones. Sin embargo, de manera nativa, Netsuite requiere elegir una cuenta:

Ajuste de inventario Netsuite

Ajuste de inventario Netsuite

Para solucionar no es suficiente modificar el formulario, ya que la elección de la cuenta es obligatorio. Mediante la creación de un pequeño flujo y personalización, podemos establecer causas predefinidas de ajuste (asociando cada causa a una cuenta contable) para de esta manera limitar los impactos en contabilidad.

Ajuste de inventario con códigos de razón

 

 

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