Compras con contrato en Netsuite.

ANTECEDENTES

Existen escenarios en dónde un proveedor puede ofrecer un precio preferente en una negociación de compra, si se alcanzan cierta cantidad o volumen de compra, entonces los precios de compra pueden ser menores y ese ajuste se debería de reflejar.

Anteriormente con Netsuite no era posible realizar esas transacciones y todo se restringía a un precio fijo y a administrar manualmente esos valores.

Ahora con la funcionalidad de contratos de compra de Netsuite, eso es mucho más sencillo de administrar.

CONTRATOS DE COMPRA CON NETSUITE.

La opción está disponible si se adquirió el módulo avanzado adicional. Se encuentra en Transacciones, compras, introducir contratos de compra.

Ya en la transacción, es posible establecer el contrato de compra con las fechas en que estará vigente. Es interesante que la fecha de expiración (para que los precios sean efectivos) puede ser la fecha de creación de la orden de compra o la fecha estimada de entrega. También resulta muy útil que tengamos acceso a un resumen del contrato en la parte derecha, así podremos monitorear como va el desarrollo del contrato

Contrato de compra con Netsuite

Contratos de compra con Netsuite

A nivel de cada línea, podemos establecer que artículos estarán administrador por el contrato. Lo interesante es que los precios se pueden fijar a nivel cada artículo y establecer si queremos acumular por línea, por orden de compra o por el total de ordenes de compra.

Linea de contrato de compra Netsuite

Linea de contrato de compra con Netsuite.

Compras por contrato y precios diferenciados

Precios diferenciados para compra en Netsuite con compras por contrato.

ASIGNACION DE CONTRATO A UNA ORDEN DE COMPRA.

Una vez que el contrato fue creado, estará disponible en el campo de cabecera al momento de crear una orden de compra. Así podremos relacionar un contrato con una orden de compra. También podremos asignar contratos diferentes a nivel de línea.

Netsuite Contrato de compras

Orden de compra con contrato de compra asignado en Netsuite.

 

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Ordenes de compra abiertas con Netsuite.

ANTECEDENTES

En algunos escenarios de negocio, existen requerimientos que tienen que ver con la forma en la que se administran las ordenes de compra. Podemos tener un proveedor con el que acordamos realizar una compra global por todos los suministros del año (para obtener un precio preferente o economía de escala). Pero no queremos recibir todo el material al mismo tiempo, como lo hace una orden de compra tradicional.

Netsuite cuenta ya con la funcionalidad de Ordenes de compra abiertas o Blanket, que nos pueden ayudar a simplificar ese proceso.

COMO CREAR Y ADMINISTRAR UNA ORDEN DE COMPRA ABIERTA CON NETSUITE.

Para hacer esto, si tenemos la funcionalidad avanzada requerida por Netsuite, podemos encontrarla disponible en

Blanket Order con Netsuite.

Acceso a administración de ordenes de compra abiertas.

La opción nos permite crear una orden de compra, pero con la diferenciación que podemos hacer un calendario de entrega. En cada línea, es posible identificar como es que se desea calendarizar la entrega de ese material.

Blanket Order de Netsuite

Calendario de entrega de artículos en orden de compra abierta de Netsuite.

Como liberar la solicitud de orden de compra.

La entrega de las ordenes de compra puede ocurrir con la opción de crear pedidos para que sea al período de entrega o bien de forma manual. Es importante que este proceso solamente libera el material para que sea generada la orden de compra al proveedor.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

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Cambios en el catalogo de cuentas de Netsuite.

ANTECEDENTES

Con la entrada de la legislación relativa a la contabilidad electrónica, el catalogo de cuentas se debe de enviar a la autoridad la primera vez y cada vez que exista un cambio. El catalogo de cuentas debe de ser consistente con la balanza contable que se estará enviando al SAT cada mes. Es decir, las cuentas contables reflejadas en la Balanza, deben de ser parte del catalogo de cuentas.

CONSIDERACIONES Y PROBLEMATICA.

En la mayoría de los casos, el catalogo de cuentas se mueve en pocas ocasiones, normalmente para agregar cuentas. Pero existen casos en que por razones de negocio las cuentas son inactivadas. O bien en el modelo de Netsuite de One World, el catalogo de cuentas puede ser modificado por empleados de diferentes subsidiarias. Por ejemplo, empleados de contabilidad de la subsidiaria de Brasil, agregan cuentas y las ponen disponibles para todas las subsidiarias.

cuentas subsidiarias

Subsidiarias y la opción de Include Childern

Aqui es en dónde existe un riesgo. Puede ser que la cuenta se incluya en las subsidiarias de México, lo que se tendría que informar a la autoridad. O bien puede ser que la cuenta tenga movimientos en la subsidiaria en México, en cuyo caso al momento de enviar la balanza al SAT, nos va a presentar una inconsistencia entre el catálogo utilizado y la balanza presentada.

Como evitar que esto suceda.

Existen algunas prácticas que nos pueden permitir reducir el riesgo de que algo así ocurra. Algunas de las más populares son:

  • Restringir el permiso de crear cuentas al máximo posible.
  • Centralizar la creación de cuentas.
  • Utilizar una búsqueda guardada que genere un reporte cada día o cada semana en dónde nos envíe las cuentas nuevas creadas en el periodo.
  • Crear un pequeño Work Flow que envíe una notificación al Contador General o persona responsable, cada que se cree o edite una cuenta contable.

Este proceso es sencillo de configurar, pero lo más importante es tener cuidado en como se maneja esta información, por quién y cada cuando.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

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Borrado Masivo de Registros

Antecedentes

Una de las cosas comunes al implementar NetSuite es hacer pruebas, parte fundamental es simular el día a día de la operación, para ello se tiene que crear las transacción que realizan cada una de las áreas de la empresa, al final todas esas transacciones deberán ser borradas, fácil, si, pero tedioso, más si hablamos de algunas 100 transacciones, existe una manera de automatizar/facilitar este proceso, un Script tipo actualización masiva.

¿Cómo borrar masivamente registros?

Simplemente hay que seguir estos pasos:

  1. Crear un Script tipo “Actualización masiva”.
  2. Utilizar el siguiente código fuente:
    • function DeleteRecord(recordType, recordId)
      {
          try
          {
              nlapiDeleteRecord(recordType, recordId);
          }
          catch(error)
          {
              //logica de manejo de errores.
          }
      }
      
  3. Implementar el Script en el tipo de registro a borrar.
  4. Ir a Listas > Actualización masiva > Actualizaciones masivas > Actualizaciones personalizadas
  5. Seleccionar el tipo de registro y el Script creado en el paso 1
  6. Introducir “criterios” y “resultados”
  7. Presionar el botón Vista previa
  8. Presionar el botón Ejecutar actualización
  9. Repetir los pasos 3 – 8 hasta completar el borrado de registros.

Nota: la solución arriba implementada funciona tanto en registros personalizados como en Nativos.

¿Cómo podemos ayudar?

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Borrado de Roles Personalizados

Antecedentes

Una de las cosas comunes al implementar NetSuite es hacer pruebas, parte fundamental es simular el día a día de la operación, para ello se tiene que crear los roles que los empleados usaran, al final seguramente algún rol no será utilizado, por lo que debería ser borrado, esto sólo es posible solo sí ningún empleado ha ingresado al sistema usando este rol, de lo contrario el rol no se podrá borrar debido a los registros dependientes (registro de inicio de sesión del sistema).

Solución alternativa

Simplemente marcar el rol como inactivo. Actualmente existe existe la votación para el Enhancement #- 133734.

¿Cómo podemos ayudar?

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Formularios en Línea y su color

Antecedentes

En la implementación de uno de nuestros clientes tuvimos la necesidad de colocar un formulario en linea (Suitlet sin inicio de sesión), algo que sin duda no representa un reto, sin embargo, el cliente nos solicito cambiar los colores del formulario, es sabido por todos que los Scripts no manipulan el Look & Feel de NetSuite, mucho menos manipulan el DOM de la página web.

¿Que hacer para cambiar los colores delos formularios en línea?

Solo debemos ejecutar los siguientes pasos:

  1. Ir a Configuración > Estructura del sitio > Configurar sitio web
  2. Clic en la pestaña Aspecto
  3. Seleccionar el tema que mas nos guste en Tema de Color del Sitio Web

Tema: Básico : Azul y gris

Captura de pantalla de 2015-06-26 16:15:47

Tema: Básico : Piedra natural

Captura de pantalla de 2015-06-26 16:12:54

Podemos seleccionar entre una basta cantidad de temas pre-configurados o crear nuestro propio tema en Configuración> Estructura del sitio > Temas de color.

¿Cómo podemos ayudar?

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Ordenes de compra abiertas con Netsuite.

Antecedentes

En algunos escenarios de clientes, es común que tengan requerimientos de colocar ordenes de compra abiertas. Esta funcionalidad no estaba disponible en Netsuite y fue liberada recientemente.

La orden de compra abierta es una buena idea cuando se tienen acuerdo con los proveedores para realizar suministros durante un periodo de tiempo. El tener una orden de compra abierta puede ayudar a tener mejores condiciones de compra con el proveedor. Por ejemplo, si sabemos que en el año vamos a comprar 300 toneladas de un artículo en diferentes momentos, es mejor hacer una sola orden de compra por el total y obtener mejores condiciones, a ir creando ordenes de compra parciales con precios probablemente más altos.

Ordenes de compra abiertas con Netsuite.

La funcionalidad disponible ahora en Netsuite, permite crear las ordenes de compra abiertas, como un registro adicional. Posteriormente se pueden establecer las reglas para liberar ordenes de compra sobre la orden de compra abierta.

Orden de compra abierta con Netsuite

Orden de compra abierta

Lo interesante en la orden de compra abierta es el cómo es que se va a liberar la solicitud a proveedor. Aqui podemos elegir un calendario manual, o bien adaptarnos al proceso de planeación de la demanda para que se libere en automático. O bien liberar manualmente si es requerido.

Calendario Orden de compra abierta

Con la orden liberada, se genera una nueva orden de compra asociada a la orden de compra abierta. Como registro individual, o en conjunto con la orden abierta, se pueden asociar flujos de aprobación y de trabajo lo que resulta en una solución muy funcional para el manejo completo de ordenes de compra abierta.

¿Cómo podemos ayudar?

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Cuando los scripts de Netsuite interfieren con la velocidad y el performance.

Antecedentes

En el desarrollo de la configuración de Netsuite, principalmente en el diseño y configuración de la solución, es común encontrar escenarios en dónde es requerido realizar scripts o desarrollos para personalización, que van más allá de la configuración nativa de la herramienta.

Normalmente son adecuaciones y automatizaciones requeridas por los procesos de negocio. Estas adecuaciones, pueden tener un impacto en la velocidad de las transacciones y en ocasiones es interesante conocer como ajustar y nivelar los requerimientos de negocio vs el desempeño.

El monitor de desempeño de scripts.

En general creo que los mejores scripts son los que no se requieren. Pero si el escenario demanda la creación de un script, el primer paso es elegir bien el tipo de script requerido. En Netsuite, es posible crear varios tipos de scripts, y estos pueden tener un comportamiento distinto. Los más comunes son client, user event, scheduled y RESTlets.

Si partimos de una buena definición, el performance será mejor.

Ahora bien, aun con una buena definición, es muy común que se requiera conocer que scripts están afectando una transacción y como. Para de esta forma poder tomar decisiones informadas respecto a que y como ajustar.

Ahí es dónde el Script Performance Monitor de Netsuite, puede resultar de gran ayuda, por que nos proporciona información valiosa respecto a que está afectando a nuestra transacción.

Permite ver una lista de las transacciones en un periodo y conocer como ha sido su desempeño.

Permite ver una lista de las transacciones en un periodo y conocer como ha sido su desempeño.

Así mismo nos presenta de manera gráfica que es lo que está tomando mayor tiempo. Luego de ver los impactos, normalmente podemos encontrar formas de automatizar aún más o bien eliminar algunos scripts que no agregan valor y que pueden ser realizados de manera diferente o bien mediante ajustes al proceso de negocio.

Script Performance Monitor

Gráfico de impacto de Sripts en una transacción.

En la pasada reunión de usuarios, SuiteWorld 2015, se presentó lo que creo será la versión dos del monitor. Mucho más detalle de cada transacción, sus impactos, etc. etc. Algo que sin duda será de mucha utilidad, sobre todo cuando los requerimientos son complejos.

¿Cómo podemos ayudar?

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Recordatorios: Estadísticas rápidas

Antecedentes

Todo ser humano tiende a olvidar las cosas (no es algo del otro mundo y nos pasa a todos), es común llegar un lunes a la oficina y recordar que el viernes pasado tenias que haber mandado/hecho una actividad muy importante… “Se me olvido!”, teniendo en cuenta esa premisa, NetSuite tiene una función muy útil e importante, los Recordatorios.

Los recordatorios no es mas que una simple lista que nos indica X cantidad de Y elemento, que esperan nuestra atención, ejemplo mis pedidos por aprobar, surtir, facturar, mis facturas por timbrar, mis tareas por completar, etc.

¿Como configuro mis Recordatorios?

Solo debemos ejecutar los siguientes pasos:

  1. Ir a Inicio
  2. Agregar el portlet Recordatorios.
  3. Configurar los Recordatorios
    • Podemos agregar recordatorios estándares o personalizados (búsquedas guardadas disponibles como recordatorios).
  4. Listo, al entrar a NetSuite (o visitar la pagina de inicio), nos aparecerán nuestros recordatorios.
Panel de Inicio con recordatorios.

Panel de Inicio con recordatorios.

¿Cómo podemos ayudar?

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Factura Electrónica en Línea en NetSuite

Antecedentes

Toda empresa necesita timbrar sus facturas, y en ocasiones, también requieren de poder colocar un portal donde el cliente final pueda obtener su factura electrónica. En algunos sistemas ERP esta tarea es algo tediosa y complicada, pues se tiene que realizar integraciones con terceros (el proveedor del portal), ya con esto podemos tener una serie de riesgos relacionados con la integración, sincronización, soporte, etc.

¿Que solución ofrecen IMR & NetSuite?

De primera instancia NetSuite ofrece la plataforma, en la que se pueden publicar contenido (archivos, paginas web, imágenes, formularios en linea, etc) sin ninguna dificultad, en segunda instancia, IMR ofrece el complemento de factura electrónica, que trae consigo un formulario en linea para la factura electrónica, ya sea que se publique como una pagina web o como un segmento dentro de otra pagina (ejemplo: dentro de la pagina web oficial de la empresa)

Paso 1

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Paso 2

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Paso 3

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Paso 4

Paso 4

Paso 5

Paso 5


La Factura Electrónica en Línea genera un valor muy importante a la empresa, pues le da al cliente una manera fácil y rápida de obtener su factura, al mismo tiempo que ayuda a agilizar la operación de la empresa reduciendo el numero de procesos y tiempo utilizado en la facturación electrónica.

¿Cómo podemos ayudar?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos. Si necesita ayuda, por favor contactanos.