Importación de ajustes de inventario en NetSuite.

ANTECEDENTES

Normalmente al realizar el arranque del uso del sistema NetSuite, es muy común que se tenga que realizar un arranque de operaciones, se tenía que cargar los saldos de inventario.

Los saldos de inventario al arranque del sistema, se refieren a la cantidad de piezas que tenemos de un artículo, su valor unitario, su ubicación y otros datos relevantes.

Para poder subir los datos de inventario existían algunas alternativas.

COMO CARGAR LOS SALDOS.

Antes de 2016.2, los ajustes de inventario no eran una transacción valida para importar datos vía CSV.

A fin de poder cargar masivamente las existencias, se podía usar alternativamente la opción de hoja de trabajo de inventario.

Opción para cargar la hoja de trabajo de inventario.

Hoja de trabajo de inventario.

Esta opción permite cargar las existencias o ajustes por inventario físico, pero tiene el pequeño inconveniente que no soporta la carga de artículos por lote o artículos serializados.

Cuando por motivo de un arranque o de ajuste de inventario y existieran serializados o controlados por lote, no había más opción que cargar a mano las existencias o bien realizar un script que no resultaba muy amigable al usuario.

Pero a partir de 2016.2 NetSuite ha liberado la carga de ajustes directamente desde la opción de importar vía CSV.

A partir de 2016.2 es posible cargar ajustes de inventario.

Ajuste de inventario ya disponible para carga masiva.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Cambios en el catalogo de cuentas de Netsuite.

ANTECEDENTES

Con la entrada de la legislación relativa a la contabilidad electrónica, el catalogo de cuentas se debe de enviar a la autoridad la primera vez y cada vez que exista un cambio. El catalogo de cuentas debe de ser consistente con la balanza contable que se estará enviando al SAT cada mes. Es decir, las cuentas contables reflejadas en la Balanza, deben de ser parte del catalogo de cuentas.

CONSIDERACIONES Y PROBLEMATICA.

En la mayoría de los casos, el catalogo de cuentas se mueve en pocas ocasiones, normalmente para agregar cuentas. Pero existen casos en que por razones de negocio las cuentas son inactivadas. O bien en el modelo de Netsuite de One World, el catalogo de cuentas puede ser modificado por empleados de diferentes subsidiarias. Por ejemplo, empleados de contabilidad de la subsidiaria de Brasil, agregan cuentas y las ponen disponibles para todas las subsidiarias.

cuentas subsidiarias

Subsidiarias y la opción de Include Childern

Aqui es en dónde existe un riesgo. Puede ser que la cuenta se incluya en las subsidiarias de México, lo que se tendría que informar a la autoridad. O bien puede ser que la cuenta tenga movimientos en la subsidiaria en México, en cuyo caso al momento de enviar la balanza al SAT, nos va a presentar una inconsistencia entre el catálogo utilizado y la balanza presentada.

Como evitar que esto suceda.

Existen algunas prácticas que nos pueden permitir reducir el riesgo de que algo así ocurra. Algunas de las más populares son:

  • Restringir el permiso de crear cuentas al máximo posible.
  • Centralizar la creación de cuentas.
  • Utilizar una búsqueda guardada que genere un reporte cada día o cada semana en dónde nos envíe las cuentas nuevas creadas en el periodo.
  • Crear un pequeño Work Flow que envíe una notificación al Contador General o persona responsable, cada que se cree o edite una cuenta contable.

Este proceso es sencillo de configurar, pero lo más importante es tener cuidado en como se maneja esta información, por quién y cada cuando.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

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Borrado de Roles Personalizados

Antecedentes

Una de las cosas comunes al implementar NetSuite es hacer pruebas, parte fundamental es simular el día a día de la operación, para ello se tiene que crear los roles que los empleados usaran, al final seguramente algún rol no será utilizado, por lo que debería ser borrado, esto sólo es posible solo sí ningún empleado ha ingresado al sistema usando este rol, de lo contrario el rol no se podrá borrar debido a los registros dependientes (registro de inicio de sesión del sistema).

Solución alternativa

Simplemente marcar el rol como inactivo. Actualmente existe existe la votación para el Enhancement #- 133734.

¿Cómo podemos ayudar?

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Formularios en Línea y su color

Antecedentes

En la implementación de uno de nuestros clientes tuvimos la necesidad de colocar un formulario en linea (Suitlet sin inicio de sesión), algo que sin duda no representa un reto, sin embargo, el cliente nos solicito cambiar los colores del formulario, es sabido por todos que los Scripts no manipulan el Look & Feel de NetSuite, mucho menos manipulan el DOM de la página web.

¿Que hacer para cambiar los colores delos formularios en línea?

Solo debemos ejecutar los siguientes pasos:

  1. Ir a Configuración > Estructura del sitio > Configurar sitio web
  2. Clic en la pestaña Aspecto
  3. Seleccionar el tema que mas nos guste en Tema de Color del Sitio Web

Tema: Básico : Azul y gris

Captura de pantalla de 2015-06-26 16:15:47

Tema: Básico : Piedra natural

Captura de pantalla de 2015-06-26 16:12:54

Podemos seleccionar entre una basta cantidad de temas pre-configurados o crear nuestro propio tema en Configuración> Estructura del sitio > Temas de color.

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Cuando los scripts de Netsuite interfieren con la velocidad y el performance.

Antecedentes

En el desarrollo de la configuración de Netsuite, principalmente en el diseño y configuración de la solución, es común encontrar escenarios en dónde es requerido realizar scripts o desarrollos para personalización, que van más allá de la configuración nativa de la herramienta.

Normalmente son adecuaciones y automatizaciones requeridas por los procesos de negocio. Estas adecuaciones, pueden tener un impacto en la velocidad de las transacciones y en ocasiones es interesante conocer como ajustar y nivelar los requerimientos de negocio vs el desempeño.

El monitor de desempeño de scripts.

En general creo que los mejores scripts son los que no se requieren. Pero si el escenario demanda la creación de un script, el primer paso es elegir bien el tipo de script requerido. En Netsuite, es posible crear varios tipos de scripts, y estos pueden tener un comportamiento distinto. Los más comunes son client, user event, scheduled y RESTlets.

Si partimos de una buena definición, el performance será mejor.

Ahora bien, aun con una buena definición, es muy común que se requiera conocer que scripts están afectando una transacción y como. Para de esta forma poder tomar decisiones informadas respecto a que y como ajustar.

Ahí es dónde el Script Performance Monitor de Netsuite, puede resultar de gran ayuda, por que nos proporciona información valiosa respecto a que está afectando a nuestra transacción.

Permite ver una lista de las transacciones en un periodo y conocer como ha sido su desempeño.

Permite ver una lista de las transacciones en un periodo y conocer como ha sido su desempeño.

Así mismo nos presenta de manera gráfica que es lo que está tomando mayor tiempo. Luego de ver los impactos, normalmente podemos encontrar formas de automatizar aún más o bien eliminar algunos scripts que no agregan valor y que pueden ser realizados de manera diferente o bien mediante ajustes al proceso de negocio.

Script Performance Monitor

Gráfico de impacto de Sripts en una transacción.

En la pasada reunión de usuarios, SuiteWorld 2015, se presentó lo que creo será la versión dos del monitor. Mucho más detalle de cada transacción, sus impactos, etc. etc. Algo que sin duda será de mucha utilidad, sobre todo cuando los requerimientos son complejos.

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Recordatorios: Estadísticas rápidas

Antecedentes

Todo ser humano tiende a olvidar las cosas (no es algo del otro mundo y nos pasa a todos), es común llegar un lunes a la oficina y recordar que el viernes pasado tenias que haber mandado/hecho una actividad muy importante… “Se me olvido!”, teniendo en cuenta esa premisa, NetSuite tiene una función muy útil e importante, los Recordatorios.

Los recordatorios no es mas que una simple lista que nos indica X cantidad de Y elemento, que esperan nuestra atención, ejemplo mis pedidos por aprobar, surtir, facturar, mis facturas por timbrar, mis tareas por completar, etc.

¿Como configuro mis Recordatorios?

Solo debemos ejecutar los siguientes pasos:

  1. Ir a Inicio
  2. Agregar el portlet Recordatorios.
  3. Configurar los Recordatorios
    • Podemos agregar recordatorios estándares o personalizados (búsquedas guardadas disponibles como recordatorios).
  4. Listo, al entrar a NetSuite (o visitar la pagina de inicio), nos aparecerán nuestros recordatorios.
Panel de Inicio con recordatorios.

Panel de Inicio con recordatorios.

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Factura Electrónica en Línea en NetSuite

Antecedentes

Toda empresa necesita timbrar sus facturas, y en ocasiones, también requieren de poder colocar un portal donde el cliente final pueda obtener su factura electrónica. En algunos sistemas ERP esta tarea es algo tediosa y complicada, pues se tiene que realizar integraciones con terceros (el proveedor del portal), ya con esto podemos tener una serie de riesgos relacionados con la integración, sincronización, soporte, etc.

¿Que solución ofrecen IMR & NetSuite?

De primera instancia NetSuite ofrece la plataforma, en la que se pueden publicar contenido (archivos, paginas web, imágenes, formularios en linea, etc) sin ninguna dificultad, en segunda instancia, IMR ofrece el complemento de factura electrónica, que trae consigo un formulario en linea para la factura electrónica, ya sea que se publique como una pagina web o como un segmento dentro de otra pagina (ejemplo: dentro de la pagina web oficial de la empresa)

Paso 1

Paso 1

Paso 2

Paso 2

Paso 3

Paso 3

Paso 4

Paso 4

Paso 5

Paso 5


La Factura Electrónica en Línea genera un valor muy importante a la empresa, pues le da al cliente una manera fácil y rápida de obtener su factura, al mismo tiempo que ayuda a agilizar la operación de la empresa reduciendo el numero de procesos y tiempo utilizado en la facturación electrónica.

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SuiteWorld 2015 y la consolidación de Netsuite.

Antecedentes

Del 4 al 7 de mayo de 2015 se celebró en San José, California, el evento anual de Netsuite: SuiteWorld 2015. Este evento es de gran importancia para los usuarios de la herramienta ya que normalmente se presentan novedades y se anuncian planes y visión a futuro.

Temas relevantes.  

Es un gran evento que tiene todo un grupo de conferencias a elegir y sería imposible cubrir cada detalle. Aqui algunas de los anuncios y noticias que me parecieron más relevantes:

– El fin del inicio. Se presenta que luego de 10 años que Netsuite inicio a crecer con más fuerza, sin duda al final ganó la batalla. El ERP en la nube es una realidad y la cantidad de clientes, ingresos, empleados y partners también son una muestra. En particular me ha tocado asistir a Suite World desde 2009 y es impresionante ver como la cantidad de asistentes y el tamaño del evento ha crecido. En pocos años pasaron de no mas de 1,500 asistentes a un evento de 7,000 personas.

– Alianza con Microsoft. Se anunció mediante un video mensaje del CEO de Microsoft, como se va a integrar Netsuite con Microsoft 365. Nos habla del tamaño de empresa que ya es Netsuite y el tipo de alianzas que ahora por su relevancia puede tener.

QlikView. Netsuite tiene como cliente a Qlikview y aprovechando la sinergia en breve lanzaran un modelo de integración con esta importante herramienta de BI. En el pasado me toco participar en proyecto sen dónde se realizó la integración entre las dos plataformas. Ahora será algo ya disponible sin necesidad de realizar integración. Me siento particularmente entusiasmado por esta noticia.

– Suite Commerce Advance y el ERP como sitio WEB. Muchas mejoras en la presentación y fondo de la información. Por ejemplo, con Suite Commerce Advance (en los siguientes releases) se podrá tener aún mayor y mejor personalización y lo mejor: más sencillo. Todo un panel gráfico para administrar el contenido que va mucho más allá de lo que se tenía con las herramientas básicas de Site Builder o incluso Advanced Site Builder.

– OmniChannel. Se refuerza el concepto de Omnichannel. Muy impresionante el hecho de poder tener desde una tableta, digamos en una tienda de ropa, toda la información del cliente, incluidos sus compras, preferencias, compras realizadas en el portal, etc.

– Performance. Un nuevo site en Europa y una muy interesante herramienta de monitoreo promete ser de gran ayuda para mejorar el performance de la herramienta. Sin duda será de gran utilidad en optimizar los tiempos de respuesta de las transacciones y en poder reaccionar en el mismo momento en que se presentan.

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– Más y mejores aplicaciones complementarias. Poco a poco más y mejores aplicaciones están ahora disponibles. Lejos se quedaron los eventos en dónde eran pocas aplicaciones y en muchas ocasiones aplicaciones sin ningún tipo de garantía. Ahora se presentó un panel mucho más grande. Aplicaciones para prácticamente cualquier requerimiento.

Creo que fue un gran evento con excelentes anuncios y presentando una perspectiva muy positiva respecto a Netsuite y su consolidación como LA herramienta de negocios 100% en la nube.

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Timbrado Masivo de Facturas y Notas de crédito

Antecedentes

Algo que toda empresa realiza es el timbrado de sus transacciones (facturas y notas de crédito), sin lugar a dudas esta entre las 5 tareas mas importantes, nuestro complemento de factura electrónica ofrece dos modalidades de timbre, unitaria y masiva.

La modalidad unitaria es simplemente entrar a la transacción y presionar una botón, NetSuite realizara automáticamente todo el proceso, solo debemos esperar (usualmente entre 40 y 60 segundos), pero si al final de día acabamos con 60 transacciones podríamos tardar entre 25 y 60 minutos, es ahí donde entra en juego la modalidad masiva, la cual consiste en seleccionar hasta 950 transacciones, y dejar que NetSuite realice todo el proceso (al finalizar dicho proceso, NetSuite envía una notificación vía correo electrónico), permitiendo al usuario continuar con otras actividades.

¿Como timbrar de manera masiva mis transacciones?

Solo debemos ejecutar los siguientes pasos:

  1. Ir a Listas > F.E. Masiva > Crear.
  2. Ingresar los datos solicitados.
  3. Presionar el botón Buscar.
  4. Seleccionar las transacciones a timbrar.
  5. Presionar el botón Iniciar.

Selección de transacciones a timbrar.

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Consolidación de proveedores para multiples subsidiarias.

Antecedentes

En la versión de Netsuite 2015.1 permitió finalmente el poder compartir el registro de un proveedor entre varias subsidiarias. Antes de esta mejora, cada subsidiaria tenía que tener el proveedor creado como un registro independiente. Por ejemplo, si en un grupo de 10 subsidiarias, existía el proveedor “A”, entonces el mismo proveedor tenía que ser creado 10 veces (asumiendo que todas las subsidiarias interacturan con el proveedor). El tener estado de cuenta total del proveedor con todas las subsidiarias implicaba realizar consultas o reportes y todo esto lo volvía poco práctico.

Como funciona y como migrar a este modelo.

La nueva funcionalidad de consolidación de proveedores permite ahora que un mismo proveedor sea compartido en todas las subsidiarias, independiente de la moneda. Adicional, permite que en registro de artículos se pueda definir el proveedor como preferido y al mismo tiempo pre definir los precios de compra. Bastante bien¡.

En Netsuite 2015.1 es posible compartir el registro de un proveedor en varias subsidiarias.

En Netsuite 2015.1 es posible compartir el registro de un proveedor en varias subsidiarias.

Ahora bien, ¿qué sucede cuando ya tenemos Netsuite One World funcionando y ahora tenemos que consolidar todas las transacciones en un solo registro? Este escenario se ha presentado con varios de nuestros clientes. ¿Como podemos ahora operar con un solo registro de proveedor compartido en lugar de seguir con un registro de proveedor por subsidiaria? Netsuite ofrece alternativas de fusionar registros de proveedores, pero por la naturaleza de esta mejora, no es posible realizar una fusión. La forma que hemos encontrado es realizando una carga inicial con el nuevo proveedor o bien sobre el registro de proveedor que tenga más transacciones. Mediante la descarga y actualización de registros es posible simplificar el proceso de migración a este nuevo modelo.

Tip Adicional: Una vez que realicemos la migración, es importante inactivar los registros de proveedores anteriores. Para realizar una inactivación completa y evitar transacciones, adicional a la inactivación de Netsuite, es posible modificar la configuración y evitar que por error se asignen transacciones a un proveedor inactivo.

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