Costeo de proyectos en NetSuite.

INTRODUCCIÓN

En ocasiones las empresas ejecutan proyectos de forma recurrente. Los proyectos pueden requerir diferentes indicadores, entre otros la rentabilidad de cada uno. Cada proyecto requiere medir los ingresos y egresos asociados. Si bien NetSuite cuenta con la contabilidad agrupada por proyecto, puede existir el requerimiento de ir más allá de la contabilidad y tener los costos asociados para cada uno con más detalle y no solamente dentro de la contabilidad.

NETSUITE JOB COSTING.

Mediante el módulo de Job Costing, NetSuite nos ofrece una alternativa adicional para tener el costo identificado por proyecto y agruparlo en Mano de Obra, gastos, consumos de proveedor y otros. Así no tendremos que ir a los estados financieros para identificar los resultados del proyecto.

jobcosting

Al contar con los registros financieros del proyecto, adicional a los registros contables, es posible modelar NetSuite Job Costing para que nos genere información adicional. Por ejemplo, puede ser que el proyecto tenga anticipos que no podemos considerar como ingresos todavía. O bien algunas provisiones de costos asociados a cada ingreso.

NetSuite Job Costing

Costeo de provisiones para proyecto

Este manejo es ideal para proyectos en dónde los ingresos no necesariamente corresponden con las fechas de los registros de los costos y esto a su vez genera inconsistencias en los estados financieros.

¿COMO PODEMOS AYUDAR?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Administración de inventarios con NetSuite WMS y WMS Lite.

ANTECEDENTES

NetSuite en su funcionalidad de ERP permite administrar inventarios, entradas, salidas, ajustes y transacciones relativas. Si los requerimientos son más amplios, se puede extender para poder incluir el manejo de series, lotes, depósitos y otras funcionalidades mediante inventarios avanzados.

Sin embargo, hay escenarios en los que todo eso es insuficiente. Se requiere una solución mas completa llamada WMS (Warehouse Management System).

WMS en NetSuite.

Originalmente creada por la empresa eBizNet, NetSuite agregó a sus productos a WMS. Este complemento permite agregar funcionalidad mucho más avanzada en NetSuite para gestionar los inventarios y bodegas, que entre otras cosas permite un manejo más completo con código de barras en equipos Hand held, manejo de volúmenes, manejo avanzado de ubicaciones, poder hacer transferencias entre inventarios directamente desde la hand held entre otras.

WMS en NetSuite México.

Manejo avanzado de inventarios con Netsuite.

Cuando se lanzó la primer versión de WMS tenía un pequeño gran inconveniente. El manejo de WMS era obligatorio para todos los artículos, lo cuál podía ser inconveniente. Es decir, o manejabas todo con WMS con on Inventarios de NetSuite. No había puntos medios, lo cual obligaba a configurar de más todo aquello que inclusive no se fuera a llevar en NetSuite WMS.

Otro gran inconveniente, era que todas las transacciones de inventario, eran duplicadas en paralelo en el sistema de WMS adentro de NetSuite. Es decir, cada que se hacía un surtido de inventario, una recepción de orden de compra, etc., etc., todo se replicaba tanto en NetSuite como en la base de datos detallada de WMS. El tamaño de la base de datos crecía de forma exponencial y era común que existieran inconsistencias entre los movimientos en WMS como los movimientos en administración de inventarios. Una verdadera pesadilla operativa si no se tenía cuidado de hacer las cosas adecuadamente.

Afortunadamente, NetSuite generó una nueva versión ligera de WMS llamada WMS Lite. Esta versión es menos compleja en funcionalidad, pero permite administrar todo desde un hand held, sobre la misma base de datos de NetSuite. Se implementa en semanas y agiliza la gestión de inventarios.

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Importación de ajustes de inventario en NetSuite.

ANTECEDENTES

Normalmente al realizar el arranque del uso del sistema NetSuite, es muy común que se tenga que realizar un arranque de operaciones, se tenía que cargar los saldos de inventario.

Los saldos de inventario al arranque del sistema, se refieren a la cantidad de piezas que tenemos de un artículo, su valor unitario, su ubicación y otros datos relevantes.

Para poder subir los datos de inventario existían algunas alternativas.

COMO CARGAR LOS SALDOS.

Antes de 2016.2, los ajustes de inventario no eran una transacción valida para importar datos vía CSV.

A fin de poder cargar masivamente las existencias, se podía usar alternativamente la opción de hoja de trabajo de inventario.

Opción para cargar la hoja de trabajo de inventario.

Hoja de trabajo de inventario.

Esta opción permite cargar las existencias o ajustes por inventario físico, pero tiene el pequeño inconveniente que no soporta la carga de artículos por lote o artículos serializados.

Cuando por motivo de un arranque o de ajuste de inventario y existieran serializados o controlados por lote, no había más opción que cargar a mano las existencias o bien realizar un script que no resultaba muy amigable al usuario.

Pero a partir de 2016.2 NetSuite ha liberado la carga de ajustes directamente desde la opción de importar vía CSV.

A partir de 2016.2 es posible cargar ajustes de inventario.

Ajuste de inventario ya disponible para carga masiva.

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NetSuite 2016.2 para finanzas. Primeras impresiones.

2016.2.pngANTECEDENTES

Recientemente NetSuite anunció el lanzamiento de la versión 2016.2 que estará disponible en los próximos 45 días. Como ya nos tiene acostumbrados, NetSuite esta ingresando nueva funcionalidad. Algunos de los cambios resuelven problemas específicos que han sido de continua demanda por parte de los usuarios.

La nueva versión tiene una gran cantidad de nueva funcionalidad que sería imposible cubrir en un solo post. Por lo tanto preferí iniciar por temas. En este caso contabilidad.

UN PASO ADELANTE EN LA CONTABILIDAD..

Para 2016.2 en Contabilidad se presentan los cambios mas relevantes:

  • Cambios en el cierre contable para hacerlo más ágil.
  • Catalogo de cuentas estatutario.
  • Español por fin disponible en Activos Fijos.
  • Aprobación de pólizas de diario.

En el caso de cierre contable es un gran paso que ahorrará tiempo cuando se necesitan hacer ajustes. Previo a este release, NetSuite permite cerrar los periodos para evitar que se generen movimientos contables en un periodo ya cerrado. Sin embargo si por alguna razón queremos mover un saldo de meses anteriores, entonces tendremos que abrir los periodos anteriores (aún que no se tengan previstos movimientos). Y luego volver a cerrar cada uno. Es una tarea que no genera ningún valor y es incomoda de realizar. Ahora con 2016.2 podremos mover un periodo anterior sin tener que abrir periodos intermedios. Y todo con un solo paso, no ir abriendo y cerrando por proceso como sucede actualmente.

Para le catalogo estatutario esta previsto para poder tener un catalogo de cuentas legal como ya ocurren en México. Creo que esto llego un poco tarde por que la ley ya nos obliga a tener un catalogo estatutario con el surgimiento de la contabilidad electrónica. Para hacerlo, se tuvo que modificar el catálogo contable de NetSuite (Listas, contabilidad, cuentas) vía script por que no se puede personalizar por GUI. Con el nuevo catalogo esas modificaciones se podrán hacer vía personalización como ocurren en casi todas las listas de NetSuite.

Activos Fijos es un módulo que no estaba disponible en Español. Finalmente ahora en 2016.2 ya lo está. Adicional los reportes de activos fijos ya se pueden personalizar.

Y finalmente la aprobación de diarios vía Work Flow. Y con el Workflow todas las variables que podemos adicionar. Por ejemplo aprobar únicamente los diarios que sean mayores a un monto X. O que afecten a las cuentas de capital. O que sean de X  departamento. Ya no será por script.

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NetSuite y los cambios en Factura electrónica y CE por las reglas 2.7.1.32 y 28 de la Resolución MFV.

ANTECEDENTES

A partir del próximo 15 de julio de 2016 entrarán en vigor las nuevas disposiciones para la emisión de facturas electrónicas así como reglas aplicables para el registro de la contabilidad electrónica. Mediante las reglas 2.7.1.32 y 2.7.1.28, se establecen algunos cambios aplicables para que los comprobantes sigan teniendo validez así como para que los gastos amparados con esos comprobantes sean deducibles.

LOS CAMBIOS.

Los cambios a los que se refiere son básicamente tres:

  • Creación de un catalogo de unidades de medida. A cada unidad de medida decretada en NetSuite, se debe de agregar la que corresponda de acuerdo al SAT. Esta unidad de medida deberá de presentarse en los comprobantes emitidos.
  • Catalogo de métodos de pago en la factura electrónica. De acuerdo con el Anexo 20, ahora la factura electrónica debe de integrar un nuevo catalogo de métodos de pago.
  • Catalogo de métodos de pago para contabilidad electrónica. Este corresponde al Anexo 24 y si bien ya existía, presenta algunos cambios en la lista de métodos válidos.

Como tal, el bundle o paquete de IMR para la contabilidad y factura electrónica se a actualizado a fin de reflejar estas nuevas disposiciones. Aún que el paquete existe y se puede instalar con los clientes, el principal reto que se tiene es el reunir la información de cada cliente y proveedor respecto a las cuentas en dónde les pagamos o desde dónde nos pagan, ya que ese dato, al menos los últimos 4 dígitos, deberá de formar parte de los comprobantes.

Es posible encontrar más información sobre este cambio y su impacto en el documento anexo.

AVISO POR CAMBIOS EN LAS DISPOSICIONES FISCALES VIGENTES PARA CONTABILIDAD ELECTRÓNICA Y FACTURA ELECTRÓNICA

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SuiteWorld 2016 The fast and the furious.

ANTECEDENTES

NetSuite es la empresa líder en soluciones ERP en la nube. Como tal, las soluciones funcionan únicamente mediante una conexión a internet. NetSuite, desde su primera versión en 1998, fue siempre concebida para correr en la nube. Y esto se nota en el desempeño. Muy adelante de intentar ingresar vía WEB usando VPNS o tener que instalar un software en el cliente. Solo ingresa a tu browser y listo.

Aún así, hay escenarios en dónde el desempeño puede ser mejorado. En ese contexto, se presentó en Mayo de 2016, la platica “The Fast and the furious..” orientada a incrementar el performance de NetSuite.

RECOMENDACIONES DE FAST AND THE FURIUS SUITE WORLD 2016.

Durante la sesión, se presentaron algunas recomendaciones adicionales, aquí un resumen:

Activar la preferencia de no crear notas del sistema al crear el registro. Esta preferencia evita que cada registro cree las notas del sistema al momento de crearse. Normalmente no se requieren, y si adicionan tiempo al guardado.

Notas del sistema.

Preferencias de notas del sistemas

Hacer de Performance Management una práctica. A lo que se refiere es que el seguimiento al performance de NetSuite debe de ocurrir ANTES de que sea un tema. Es decir, si tenemos una transacción crítica (como la facturación), es una buena práctica guardar registros de su desempeño para poder analizar su historial si es que se presenta alguna degradación.

Instalar Bundles con cuidado. NetSuite permite instalar nuevas funcionalidades con mucha facilidad. Solo basta buscar el paquete (bundle), instalarlo y con eso tendremos nueva funcionalidad. Eso normalmente es sencillo, pero es una buena práctica revisar el performance de transacciones críticas ANTES y DESPUES de cuando fue instalado el bundle. Es recomendable mantener un registro claro respecto a que bundles se han instalado, cuando, que impactos tuvieron en las transacciones más relevantes, etc.

Developer Account. NetSuite liberó ya el concepto de developer account. Esta puede adquirirse junto con un SandBox o bien por separado. Lo interesante de este ambiente es que copia toda la configuración del ambiente de producción en uno nuevo, pero sin datos. Con esto es posible probar scripts, configuraciones, etc y luego paquetizarlas (bundle) para llevarlas a producción. Si se va a instalar un bundle relevante en producción, es una buena práctica agregar la cuenta de developer y probar primero ahi.

Application Performance Management Ya habíamos presentado en este blog las aplicación de NetSuite relativo a está aplicación. Puedes encontrar información aquí. Esta aplicación de NetSuite permite visualizar en detalle los impactos y tiempos de cada transacción. Es una buena práctica revisar continuamente el desempeño, sobre todo antes y despúes de un nuevo bundle.  Un pequeño inconveniente que tiene el APP es que solo guarda historial por 30 días, pero es posible exportar a CSV los resultados y mantener un historial afuera de NetSuite.

Seguir un proceso. Cuando se hace monitoreo del desempeño de la herramienta, es una buena práctica seguir un proceso que al menos tenga las siguientes etapas:Descubrimiento y monitoreo, Mantener un historial, aislar el problema, buscar la raíz y causas, reparar y resolver.

APM para SuiteCommerce. El desempeño de NetSuite SuiteCommerce es algo relevante. Según cálculos de los analistas, cada segundo de retraso en el performance de una página de comercio electrónico puede significar una baja en las ventas. Por esa razón, a partir de 2016.2, NetSuite anunció que pondrá disponible el APM para SuiteCommerce.

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Libro mayor de inventario (Stock Leder).WOW¡

ANTECEDENTES

Antes de la versión 2016.1, el análisis de inventario podría tomar varios reportes y consultas simultáneas y separadas. Es decir, si quisiéramos conocer como se ha movido un artículo de inventario, a que costo, que entradas hubo en un periodo, etc, resultaba ser una información que no se obtenía de manera sencilla. En un intenso proyecto de implementación en 2008, dónde este tipo de información era requerida de manera consolidada, nos representó una serie de scripts, campos custom, llenar los campos custom y generar un informe que no siempre reflejaba los últimos datos. En aquella ocasión, para poder correr el reporte se necesitaba correr un proceso batch que actualizara ciertos campos dentro del catalogo de artículos (como cantidad vendida) y no necesariamente eran ni exactos ni se podían establecer filtros, como por ejemplo la ubicación.

LIBRO MAYOR DE INVENTARIOS (STOCK LEDGER).

Como una agradable sorpresa de la versión 2016.1 de Netsuite, encontramos el nuevo reporte de inventarios llamado Libro mayor de inventario o Stock Ledger report. Para describir este reporte, es muy válido utilizar las palabras WOW. Otra vez WOW. Lo que no hubiera dado por tener este reporte hace años¡.

¿En que consiste? Básicamente es un informe que nos permite conocer para un periodo dado, para un artículo (o varios), como se comportó en un periodo. Cuantos había, a que costos, cuantos compramos, cuantos se vendieron y cuanto quedó al final. Además, permite establecer filtros por ubicación, agrupar por bin, por clase, por departamento o por otros filtros personalizados.

Libro mayor de inventarios en Netsuite.

Reporte de Stock Ledger.

Stock Ledger report de Netsuite.

Libro mayor de inventario

 

Con esta información podemos identificar con más claridad la rotación de inventario, que artículos se están moviendo con mayor velocidad, inventario estancado, rotación por tienda, por ubicación. Simplemente excelente.

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Borrar todos los datos en la cuenta de NetSuite.

ANTECEDENTES

Antes de la version 2016.1, existía la opción de Borrar todos los datos. Cualquier persona con el rol de Administrador, podría ingresar a esta opción y borrar accidentalmente toda la cuenta.

CAMBIOS CON 2016.1

Con la nueva versión de NetSuite, la opción de borrar todo ha sido eliminada del panel de configuración, incluido el administrador.

Borrar datos en Netsuite.

Opción de borrado de la cuenta en Netsuite.

Antes de la versión, borrar datos se volvía un riesgo innecesario. Ya sea por error o por dolo, los datos podrían ser borrados y si bien recuperar esa información podría ser solicitado a NetSuite, podría implicar días de operación.

Ahora, la opción aparece inactiva en todas las cuentas de  producción. Si por alguna razón es requerida, se debe de solicitar a soporte de NetSuite con la debida autorización. Se activara por un periodo máximo de 15 días y únicamente por una sola ocasión.

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NetSuite: Omnichannel.

ANTECEDENTES

La industria y el comercio en general están cambiando dramáticamente. El cambio lo está empujando la tecnología y los nuevos hábitos del consumidor. Los consumidores ahora, con el acceso instantáneo a redes sociales, a poder compartir cualquier información en cualquier momento, están convirtiendo al proceso de producir, entregar y vender mercancías, en algo más complejo. Un ejemplo de ello es el dato que en 2014, cerca de 300 millones de dólares fueron adquiridos durante el Black Friday en Estados Unidos, mediante el uso de dispositivos móviles.

OMNICHANNEL EN NETSUITE.

La experiencia y expectativa de los clientes ahora es diferente. El concepto de Omnichannel se refiere a que los clientes esperan que su experiencia de compra sea muticanal. Pueden comprar en una tienda física, en un portal, mediante un call center, o mediante su acceso mobil. Al mismo tiempo, la orden, pagos, cambios a la orden, entrega,, puede variar en cualquier momento. Por ejemplo, poder colocar una orden de venta desde un teléfono, programar la entrega en la tienda física, llegar ahí y elegir que mejor sea enviada directamente, y en el camino desde el teléfono celular elegir agregar más artículos a la orden.

NetSuite, esta diseñado justamente para soportar este tipo de escenarios.

Como NetSuite puede ayudar a la experiencia de Multicanal

Omnichannel.

Adicional, NetSuite cuenta con la flexibilidad y adaptabilidad necesaria que ayuda a ajustar y adecuar la herramienta a los requerimientos actuales y a cambios futuros y constantes.

Para cubrir esto, NetSuite proporciona las herramientas para lograr una plataforma verdaderamente Omnichannel.

Omnichannel

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Compras con contrato en Netsuite.

ANTECEDENTES

Existen escenarios en dónde un proveedor puede ofrecer un precio preferente en una negociación de compra, si se alcanzan cierta cantidad o volumen de compra, entonces los precios de compra pueden ser menores y ese ajuste se debería de reflejar.

Anteriormente con Netsuite no era posible realizar esas transacciones y todo se restringía a un precio fijo y a administrar manualmente esos valores.

Ahora con la funcionalidad de contratos de compra de Netsuite, eso es mucho más sencillo de administrar.

CONTRATOS DE COMPRA CON NETSUITE.

La opción está disponible si se adquirió el módulo avanzado adicional. Se encuentra en Transacciones, compras, introducir contratos de compra.

Ya en la transacción, es posible establecer el contrato de compra con las fechas en que estará vigente. Es interesante que la fecha de expiración (para que los precios sean efectivos) puede ser la fecha de creación de la orden de compra o la fecha estimada de entrega. También resulta muy útil que tengamos acceso a un resumen del contrato en la parte derecha, así podremos monitorear como va el desarrollo del contrato

Contrato de compra con Netsuite

Contratos de compra con Netsuite

A nivel de cada línea, podemos establecer que artículos estarán administrador por el contrato. Lo interesante es que los precios se pueden fijar a nivel cada artículo y establecer si queremos acumular por línea, por orden de compra o por el total de ordenes de compra.

Linea de contrato de compra Netsuite

Linea de contrato de compra con Netsuite.

Compras por contrato y precios diferenciados

Precios diferenciados para compra en Netsuite con compras por contrato.

ASIGNACION DE CONTRATO A UNA ORDEN DE COMPRA.

Una vez que el contrato fue creado, estará disponible en el campo de cabecera al momento de crear una orden de compra. Así podremos relacionar un contrato con una orden de compra. También podremos asignar contratos diferentes a nivel de línea.

Netsuite Contrato de compras

Orden de compra con contrato de compra asignado en Netsuite.

 

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