Cierre Rápido de Períodos Contables en NetSuite.

INTRODUCCIÓN

La versión NetSuite 2016.2 incluye una nueva  preferencia “Cierre rápido”. Esta preferencia permite ahorrar tiempo cuando ha reabierto uno o más periodos contables cerrados para realizar una modificación y se quieren cerrar nuevamente. Con Cierre rápido, NetSuite marca todas las tareas como completadas en todos los periodos de contabilidad reabiertos para cerrarlos uno a uno. Esto también resulta útil cuando prefiere un método de un solo clic para cerrar los periodos contables.

CIERRE RÁPIDO

Si su rol de usuario tiene los permisos de Configuración de contabilidad y Gestión de cierre de periodos, y desea utilizar Cierre rápido, debe activar la preferencia de Permitir Cierre rápido de periodos contables en Configuración > Contabilidad > Preferencias de contabilidad. En la sub ficha General, bajo la sección de Libro mayor general, compruebe la casilla Permitir Cierre rápido de periodos de contabilidad y, después, guárdelo. Esta preferencia no aparece en roles de usuario que no tengan el permiso de Gestión de cierre de periodos.

Una vez que este habilitada esta función al ingresar a la sección para administrar los períodos contables, aparecerá un nuevo botón “Cerrar múltiples períodos”. Hay que dar clic en dicho botón y se desplegará una ventana en la cual se tienen que definir el período que se cerrará y todos los periodos anteriores al seleccionado.

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¿COMO PODEMOS AYUDAR?

NetSuite es una gran plataforma que configurada adecuadamente puede dar resultados extraordinarios en su negocio. En IMR contamos con la experiencia y conocimientos para apoyar el logro de sus objetivos.  Si necesita ayuda, por favor contactanos.

Estimated Rate y Rate en Solicitudes

ANTECEDENTES

Probablemente en algún momento nos llego a suceder que no lográbamos entender de primer instancia como es que NetSuite manejaba las columnas Estimated Rate y Rate en las solicitudes (Requisitions). Si bien estos campos pueden o no llenarse en la solicitud dado que el solicitante puede o no conocer el Estimated Rate o si el artículo tenga un Precio de Compra definido en el catalogo de artículos.

De tal razón, el Estimated Rate podrá llenarlo el solicitante y servirá como referencia al comprador en dado caso que el primero anticipadamente tenga conocimiento del mismo. Una vez que la solicitud haya sido aprobada completamente podrá ser convertida en orden de compra y es aqui en donde si el articulo tiene un precio de compra $0.00 entonces en el campo de Order Rate se definirá el monto especificado en Estimated Rate de la solicitud.

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Estimated Rate/Rate at Requisitions

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Estimated Rate/Rate at Order Requisition.

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Rediseño de Portlet: Recordatorios

El portlet Recordatorios ha sido rediseñado para incluir recordatorios destacados. Los recordatorios destacados son desplegados en la parte superior del portlet.
Los recordatorios destacados utilizan un tamaño de letra más grande para los valores de número y un diseño más prominente.
Para convertir un recordatorio en un recordatorio destacado, hay que seleccionarlo y arrastrarlo  hacia la parte superior del portlet. También puede convertir un recordatorio en recordatorio destacado editando o utilizando el cuadro de diálogo Configurar del portlet recordatorios.

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Resaltando un Recordatorio

Usted puede aplicar reglas de resaltado para cualquiera de sus recordatorios, cada regla de resaltado añade un indicador de color cada que se alcanza el rango indicado.

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Cambios en Funsionar Cuentas

Antes de 2016.2, cuando se fusionan las cuentas bancarias o tarjetas de crédito el proceso de fusión elimina el historial  de transacción de la cuenta a fusionar (fuente). Sin embargo, se podría, conservar manualmente el historial de transacciones en la  cuenta a fusionar (fuente) antes de realizar la fusión. Para conservar el historial de transacciones, se des concilian las transacciones conciliadas en el registro de la cuenta a fusión (fuente). Después de la fusión, se vuelve a reconciliar las transacciones en el registro de la cuenta con la cual se va a fusionar (objetivo).

En 2016.2, cuando se fusionan cuentas bancarias o tarjetas de crédito el proceso de fusión automáticamente des concilia las transacciones conciliadas desde la cuenta que se quiere fusiona (fuente). Después de la fusión, se puede volver a conciliar la transacciones en el registro de la cuenta con la cual se va a fusionar (objetivo).

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Nueva URL Para La Vista Previa de Nueva Versión

Para los clientes con cuentas de producción alojados en centros de datos de América del Norte, el URL para acceder a la vista previa de la nueva versión ha cambiado.

Para ingresar al ambiente vista previa 2016.2  vaya a https://system.beta.netsuite.com. En versiones anteriores, la URL incluida “na1”.

Para obtener información sobre cuándo estará disponible su ambiente de vista previa, este al pendiente del panel de notificaciones “Nueva Edición“, donde se indicara la fecha en que estará disponible y los días restantes para la misma.

2016.2

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TERMINACIÓN DE UN EMPLEADO EN LA EMPRESA

antecedentes

En el transcurrir de las organizaciones suele haber rotación del personal y por ello cuando el empleado deja la compañía primeramente quitamos el acceso al usuario y posteriormente tratamos de eliminación el usuario, lo que muchas veces no es posible porque al intentar hacerlo nos marca un error indicando que tiene registros relacionados los cuales pues a veces estos mismos no son posibles de eliminar o simplemente no pretendemos eliminar, por lo que se recurre a reemplazar los datos de la cuenta por un nuevo usuario para conservar los permisos y roles del empleado anterior lo que no es la mejor practica ya que en el historial aparecerá muchos movimientos y registros que realizó el usuario anterior pero con el nombre del nuevo usuario.

¿COMO MODIFICAR EL REGISTRO DE UN EMPLEADO CUANDO DEJA LA EMPRESA?

Cuando un empleado deja la empresa, se debe modificar el registro del empleado para reflejar la fecha de terminación y eliminar cualquier rol de usuario otorgado anteriormente y permisos de acceso. También puede desactivar el registro del empleado si desea evitar que aparezca en las listas o como opciones en cualquier lugar de su cuenta.

Para modificar el registro de un empleado despedido:

  1. Ir a Listas> Empleados> Empleados.
  2. En la lista de empleados, haga clic en Editar junto al nombre del empleado despedido.
  3. Haga clic en la sub-pestaña Recursos humanos.
  4. En el campo Fecha de terminación, introduzca última fecha de empleo de esta persona.
  5. Haga clic en el sub-pestaña Acceso.
  6. Retire todos los permisos de acceso y funciones de usuario asignadas.
  7. Haga clic en la sub-pestaña Información del sistema y luego marque la casilla Inactivo si no desea que el registro de esta persona aparezca en las listas o como opciones en cualquier lugar en su cuenta.
  8. Modifique los campos adicionales en el registro de empleado según sea necesario.
  9. De clic en Guardar.

Para ver los registros de empleados inactivos o reactivarlos, vaya a Listas> Empleados> Empleados, y marque la casilla Mostrar Inactivos.

NOTA: Es posible que podamos desactivar automáticamente el registro de un empleado, simplemente ponemos una fecha futura en el campo Fecha de Terminación y el sistema al llegar ese día desactivara al usuario de manera automática. En dado caso que en dicho campo pongamos la fecha actual o una fecha previa al momento de guardar de igual manera de desactivara el usuario.

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ELIMINACIÓN DE CUENTAS

ANTECEDENTES

En algunos escenario por cambios en la organización o simplemente por ajustes realizados por el área de Finanzas (Contabilidad) se requiere hacer ajustes en el plan de cuentas por lo que se puede personalizar su plan de cuentas para que sea más fácil de usar ó puede hacer esto mediante la eliminación de las cuentas que nunca se usan o inactivando cuentas que no se están utilizando actualmente.

 

Para eliminar o desactivar las cuentas:

  1. Vaya a Configuración > Contabilidad > Plan de cuentas.
  2. Seleccione la casilla Mostrar inactivos. Su plan de cuentas se actualiza y se agregan una columna Inactivo y una columna Eliminar.
  3. Para las cuentas que desea eliminar o desactivar, seleccione las casillas en las columnas correspondientes.Las cuentas que tienen la palabra No en la columna Eliminar no se pueden eliminar de su plan de cuentas.
  4. Haga clic en Enviar.

IMPORTANTE:  Si recibe una advertencia de que una cuenta no se puede eliminar porque está asociada a una transacción o entidad secundaria, es necesario eliminar todas las transacciones asociadas a la cuenta antes de eliminarla. Puede hacer una búsqueda de transacciones filtrada por la cuenta para revisar las transacciones asociadas. Si no puede eliminar estas transacciones, puede marcar la cuenta como inactiva en lugar de eliminarla.

Muchas cuentas no se pueden eliminar. Puede eliminar una cuenta si no hay actividad en ella y si la cuenta no es obligatoria en NetSuite. Por ejemplo, la cuenta Órdenes de venta sin contabilización no se puede eliminar ya que NetSuite utiliza esta cuenta para las órdenes de ventas. Además, algunas cuentas no se pueden eliminar ya que son obligatorias para la generación de informes. Los informes están codificados con estas cuentas, por lo que NetSuite no permite a los usuarios eliminarlas, solo pueden desactivarlas.

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CONTABILIDAD ELECTRONICA: BANCO EMISOR EXTRANJERO

ANTECEDENTES

Dentro de la contabilidad electrónica cuando se trata relacionar el detalle de los cheques/transferencias hacia proveedores extranjeros para los cuales se vuelve obligatorio/requerido tanto Banco Emisor Nacional y Banco Emisor Extranjero. En el caso para Banco Emisor Nacional existe un catalogo definido por SAT y para el Banco Emisor Extranjero poder expresar el nombre.

¿como definir banco emisor?

Cuando se trata de un proveedor extranjero cuando mayormente se utilizara el campo Banco Emisor Extranjero, primeramente se puede seleccionar en el campo Banco Emisor Nacional el valor 999 N/A que es valido y cumple con el requisito de ser requerido para poder registrar el nombre del banco extranjero en el campo Banco Emisor Extranjero.

BancoEmisorExtranjero

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Lista de Verificación de Estado de Mercancía

ANTECEDENTES

Uno de los procesos comunes en almacén es la recepción de mercancía y complementario a ello es validar las cantidades recibidas así como la calidad en la que llega el embalaje o estado de las cajas o bultos, para asegurar que no haya llegado en mal estado. Por lo que una buena practica es poder proporcionar esta información en el registro de recepción de orden de compra, y poder notificar al responsable de Almacén o algún recurso que se desee para poder tomar decisiones de una devolución o transferir a algún almacén de No Conformidad.

¿ COMO REALIZAR LA LISTA DE VERIFICACIÓN?

Es bien conocido que podemos personalizar los formularios de las transacciones y para ello, vamos a la transacción Recibo de artículo y en la opción Personalizar (ubicada en la parte superior derecha de la pantalla) seleccionamos Nuevo campo de contenido, para agregar cada uno de los campos que deseemos de nuestra lista de verificación. Finalmente podemos crear un flujo de trabajo que nos permite mandar una notificación via correo electrónico cuando alguno de los campos anteriormente mencionados contenga alguna casilla de verificación que sea marcada o que una opción de una lista/registro sea seleccionada.

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CONSIGNACIÓN DE MATERIAL DE CLIENTE

Antecedentes

Es frecuente tener el escenario donde el cliente nos solicita mensualmente o periódicamente mercancía sobre demanda por lo que se debe contemplar siempre tener una existencia (stock) en las instalaciones del cliente. Conforme se va consumiendo el material y se va resurtiendo pues se va facturando el mismo.

¿Como crear una consignación de material?

En este caso existen varias posibilidades para poder realizar este procedimiento pero en este caso mencionaremos una basada en las mejores practicas, de acuerdo a la funcionalidad que nos permite el sistema:

1-. Primeramente se tiene que crear una cotización/estimación, es importante que el material que se va mandar a consignación debe haber existencia (en caso contrario primeramente manualmente se transfiere inventario a la ubicación de la cual se generar la cotización).

IMPORTANTE: Dentro de la cotización se crea un campo llamado “Ubicación de Consignación” donde se tiene que indicar la ubicación de Consignación y/o si se requiere la sub-ubicación del cliente dependiendo que detalle se desea controlar. Previamente esta ubicación/sub-ubicación o deposito debe estar creado y que sea “No disponible para venta”

2.- Una vez creada la cotización mediante un botón de Transferencia. Permite crear la transferencia de manera automática de la mercancía existente y transferirla a la ubicación de consignación indicada. Este proceso es mediante la generación de un script. 

3.- Una vez guardada la Transferencia aparece el botón Imprimir Remisión. Que nos permite crear un formato PDF de “salida” de mercancía.

4.- Una vez que se requiera facturar, se tiene que realizar una Transferencia de Inventario para regresar la mercancía. Este proceso se puede realizar manualmente o puede semi-automatizarse para que mediante un script se cree la transacción transferencia de inventario pero sin guardar, para que el usuario ajuste la cantidad o lineas que realmente se transferirán para facturar.

5.- Desde la estimación esta el botón de Factura de Cliente donde se puede facturar directamente y con ello también descuenta de inventario (esto tiene que ser lo mas pronto posible a la transferencia para garantizar la existencia. 

NOTA: El proceso de facturación se tiene que realizar lo antes posible a realizar la transferencia de inventario para regresar la mercancía a la ubicación disponible.

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